Blog – Procedence, Inc

Emojis como pistas visuales en OneNote

Sigue jugando con la creación de notas que son más fáciles de navegar. Un retoque que me llama la atención en este momento es el uso de emojis en los títulos de las notas.

Tomemos el ejemplo de la creación de un bosquejo dentro de un cuaderno. Una nota de alto nivel representaría la idea principal de un párrafo. Las ideas en desarrollo se convertirían en subpáginas bajo esa nota. Con OneNote Windows 16 en particular, a veces es difícil ver el nivel de sangría en el listado de notas. Sería útil diferenciar visualmente entre las ideas principales y los puntos de apoyo.

Una opción sería el uso de abreviaturas o frases cortas, como “Principal” o “Apoyo”, en la parte delantera del título de la Nota. Sin embargo, estos caracteres en la parte delantera del título empujan las otras palabras hacia la derecha, donde ya no pueden ser visibles.

Podríamos usar etiquetas en el título. Sin embargo, las etiquetas no aparecen en la ventana de listado de notas. Tampoco aparecen en los resultados de búsqueda a menos que especifiquemos que estamos buscando etiquetas.

Por otro lado, si usamos emojis obtenemos etiquetas brillantes y fácilmente reconocibles que aparecen tanto en el listado de notas como en los resultados de búsqueda. Un emoji hace esto mientras que sólo ocupa un solo carácter en el título. Creo que los emojis son una mejor opción que insertar un símbolo, ya que los emoji incluyen color inherentemente y no necesitan que se les aplique color.

Hay una gran variedad de emoji disponibles. Sin embargo, estoy limitando mi uso a formas simples – círculo, diamante y triángulo. Aunque trato de mantener el uso de los emoji consistentes dentro de un solo cuaderno, permito que represente diferentes conceptos a través de diferentes cuadernos.

Emojis as Visual Cues in OneNote

Clearly designate types of notes when displayed in a list

Still playing with creating notes that are easier to navigate. One tweak that has my attention at the moment is the use of emojis in note titles.

Let’s take the example of creating a rough outline within a notebook. A top-level note would represent a main idea for a paragraph. Developing ideas would become subpages under that note. With OneNote Windows 16 in particular, sometimes it is hard to see the indentation level in the Notes listing. It would be helpful to visually differentiate between main ideas and supporting points.

One option would be the use of abbreviations or short phrases, such as “Main” or “Supp”, at the front of the Note title. However, these characters at the front of the title push the other words to the right where they may no longer be visible.

We could use tags on the title. Yet, tags do not appear in the notes listing window. Nor do they appear in search results unless we specify that we are looking for tags.

On the other hand, if we use emoji’s we get bright and easily recognized labels that appear in both the note listing and the search results. An emoji does this while only taking up a single character in the title. I believe emojis are a better choice that inserting a symbol, since emojis include color inherently and do not need color applied.

There are a wide variety of emoji’s available. However, I am limiting my use to simple shapes – circle, diamond, and triangle. While I do try to keep the emoji’s use consistent within a single notebook, it can represent different concepts across different notebooks.

Zettelkasten Y La Investigación Académica

Curar conexiones en lugar de recoger ideas marca una diferencia definitiva en mi capacidad de sintetizar mi investigación en un nuevo entendimiento

Después de capturar notas con un ojo hacia los conceptos de Zettelkasten, la utilidad de mis notas está definitivamente aumentando dramáticamente. Una cosa que ha ayudado fue el video de Shu Omi. El video dio una buena mirada a su flujo de investigación usando ZK. Hay mucho que desempacar en el video, así que requirió pausar y rebobinar varias veces para captar todos los puntos importantes.

OneNote sigue siendo mi sistema ZK preferido. Probé aplicaciones dedicadas a ZK, pero no vi un retorno de la inversión particular en el tiempo y, en algunos casos, en los costos monetarios. Dado que OneNote es una aplicación de Microsoft, debería estar disponible por mucho tiempo. Ambas versiones, ON16 y ONW10 tienen sus ventajas y desventajas. Para ON16, la capacidad de CTRL+k y luego buscar rápidamente las páginas a enlazar hace que las referencias cruzadas sean más fáciles que en ONW10. Para ONW10, la capacidad de buscar directamente una etiqueta específica ayuda a encontrar rápidamente el contenido relacionado.

Para la toma de notas reales, dos plantillas parecen servir a mis necesidades. Riffing en el flujo de Omi, aquí está mi enfoque para la revisión de los documentos de investigación. El proceso comienza con una versión en PDF del documento, que permite destacar los pasajes que parecen relevantes e interesantes. Después de leer el documento una vez, abro una plantilla de Nota Literaria (LitNote). Al revisar los pasajes resaltados, capturo estos puntos: breves puntos de bala dentro del cuerpo de la LitNote. Después, relleno el encabezado de la LitNote, que incluye información que he encontrado útil para futuras referencias (título del artículo, autor, año y un enlace a una copia accesible del artículo). El hecho de tener estos datos en el encabezado me permite revisar estos puntos de un vistazo.

Si la LitNote contiene alguna idea particularmente interesante, abro una plantilla diferente – una Nota Permanente (PermNote). La Nota Permanente captura la idea en oraciones completamente desarrolladas. El encabezado de la plantilla de la Nota permanente permite capturar un enlace a la Nota original del LitNote, así como enlaces a otras páginas relevantes.

Ese es el panorama general de mi método de investigación. Los detalles están todavía en un estado de continuo ajuste. Lo que estoy encontrando confirma el tratado primario de Zettelkasten – curar conexiones en lugar de recoger ideas marca una diferencia definitiva en mi capacidad de sintetizar mi investigación en un nuevo entendimiento.

Zettelkasten and Academic Research

Using ZK and OneNote to synthesize new understanding

After capturing notes with an eye towards Zettelkasten concepts, the utility of my notes is definitely increasing dramatically. One thing that has helped was Shu Omi’s video. The video gave a good look at his research flow using ZK. There is a lot to unpack in the video, so it required pausing and rewinding several times to catch all of the important points.

OneNote continues to serve as my ZK system of choice. ZK-dedicated applications exist, but I did not see a particular ROI on the time and, in some cases, monetary costs. Since OneNote is a Microsoft application, it should be around for a long time. Both versions, ON16 and ONW10 have their have advantages and disadvantages. For ON16, the ability to CTRL+k and then quickly search for pages to link makes cross-referencing easier than ONW10. For ONW10, the ability to search directly for a specific tag helps find related content quickly.

For actual notetaking, two templates seem to serve my needs. Riffing on Omi’s flow, here is my approach to reviewing research papers. The process begins with a PDF version of the paper, which allows highlighting passages as they appear relevant and interesting. After reading through the paper once, I open a custom Literature Note (LitNote) template. Going through the highlighted passages, I capture these points – brief bullet points – within the LitNote body. Afterwards, I fill out the LitNote header, which includes information I have found helpful for future reference (paper title, author, year, and a link to an accessible copy of the paper). Having these in the header allows me to review these points at a glance.

If the LitNote contains any particularly interesting ideas, I open a different template – a Permanent Note (PermNote). The PermNote captures the idea in fully developed sentences. The header of the PermNote template allows capturing a link to the original LitNote as well as links to other relevant pages.

That is the big picture of my research method. The details are still in a state of continuous tweaking. What I am finding confirms the primary treatise of Zettelkasten – curating connections instead of collecting ideas makes a definite difference in my ability to synthesize my research into new understanding.

Zettel Conexiones en OneNote

Todavía estoy haciendo pruebas de campo sobre cómo implementar un sistema práctico de Zettelkasten dentro de OneNote. Estoy menos interesado en los matices de Zettelkasten, y más preocupado por lo que lo hace un sistema útil. Lo que he encontrado más valioso han sido las conexiones entre conceptos – tener una idea y ser capaz de vincularla con otras ideas. Este proceso tiende a ayudarme a sintetizar la información que estoy tratando de aprender. Sin embargo, estoy usando el proceso abierto de identificar enlaces a las páginas de OneNote para ayudarme a hacer enlaces encubiertos similares de sinapsis en mi propia memoria.

Parece que una característica clave de algunas aplicaciones de Zettelkasten es el enlace de doble sentido. Es decir, si enlazo la nota A con la nota B, la aplicación también enlazará la nota B con la nota A. Para replicar esto completamente en OneNote, tendría que insertar dos enlaces por cada conexión realizada. En la nota A, tendría que crear el enlace a la nota B. Luego, en la nota B, tendría que hacer el correspondiente enlace de vuelta a la nota A. Esto ciertamente añade una capa de complejidad.

El escenario podría ser como tal: Al crear una nota en “Cosas”, quiero entrar en detalles sobre las cosas que tienen color. Puedo escribir rápidamente [[Cosas con Color]] y una vez que hago clic en este texto con los corchetes, OneNote crea automáticamente una nueva página titulada Cosas con Color. En esta nueva nota quiero describir las cosas rojas, azules y verdes. Así que de nuevo, uso los paréntesis para crear páginas para [[Cosas Rojas]], [[Cosas Azules]], y [[Cosas Verdes]]. Mientras hago clic en estas frases, OneNote crea las nuevas páginas.

En este punto, las aplicaciones de Zettel también crearían enlaces desde las páginas rojas, azules y verdes a la página de Cosas. OneNote no hace esto. Por lo tanto, no tengo fácilmente una manera de rastrear mi camino de regreso a la página de Cosas desde la página Roja, por ejemplo.

Sin embargo, lo que OneNote tiene es una muy buena función de búsqueda. Como enlazo desde Cosas a Cosas Rojas usando un enlace que contiene específicamente las palabras “Cosas Rojas”, puedo usar la búsqueda para encontrar todas las instancias del título de cualquier página. En este caso, si busco “Cosas Rojas” (incluyendo las citas, para que busque la frase completa), uno de los aciertos será la página Cosas.

En efecto, ahora puedo avanzar y retroceder fácilmente a lo largo de mis conexiones. Para avanzar, simplemente miro los enlaces de cualquier página. Para retroceder, utilizo el título de la página como cadena de búsqueda para ver todas las demás páginas que apuntan a la página en la que estoy.

Zettel Connections in OneNote

Follow notes forward and backward to fully develop ideas

I am still conducting field tests on how to implement a practical Zettelkasten system within OneNote. I am less interested in the nuances of Zettelkasten, and more concerned with what makes it a useful system. What I have found most valuable has been the connections between concepts – having an idea and being able to link it to other ideas. This process tends to help me synthesize the information I am trying to learn. It is though I am using the overt process of identifying links to OneNote pages to help me make similar covert synapse linkages in my own memory.

It seems that a key feature of some Zettelkasten applications is the two-way link. That is, if I link note A to note B, the application will also link note B back to note A. To fully replicate this in OneNote, I would have to insert two links for every connection made. In note A, I would need to create the link to note B. Then, in note B, I would have to make a corresponding link back to note A. This certainly adds a layer of complexity.

The scenario could be as such: While creating a note on “Things,” I want to go into detail about things that have color. I can quickly type [[Things with Color]] and once I click this text with the brackets, OneNote automatically creates a new page titled Things with Color. On this new note I want to describe red, blue, and green things. So again, I use the brackets to create pages for [[Red Things]], [[Blue Things]], and [[Green Things]]. As I click on these phrases, OneNote creates the new pages.

The Zettel apps at this point would also create links back from the Red, Blue, and Green pages back to the Things page. OneNote does not do this. Thus, I do not readily have a way to trace my way back to the Things page from the Red page, for instance.

However, what OneNote has is a pretty good search function. Since I link from Things to Red Things using a link that specifically contains the words “Red Things,” I can use the search to find all instances of any page’s title. In this case, if I search for “Red Things” (including the quotes, so that it looks for the complete phrase), one of the hits will be the page Things. In effect, I can now easily move both forward and backward along my connections. To move forward, I simply look at the links on any given page. To move backward, I use the page’s title as my search string to see all other pages that point to the page I am on.

Zettelkasten and OneNote

Experimenting with the Zettelkasten concept with OneNote. Highlights of my OneNote adaptation:

Archive – This consists of all the pages within OneNote.
References – This is a separate OneNote notebook, labeled Zettel.

So far, Zettel is primarily an index of keywords used in the archive (i.e., OneNote). When a note requires the use of a keyword, using Ctrl+k allows a quick search for the Zettel page, when then embeds as a link on the note.

If this is the first time that keyword has been used within a notebook, that notebook name is added to the Zettel page.

Benefits after just a week of testing:

The process generates a standardized list of keywords, making searches more productive. For example, notes always use Triple Bottom Line, at least the first time it appears on a page, rather than TBL. Thus, a search for Triple Bottom Line should find all relevant pages.
Zettel pages contain a list of all notebooks that use a particular keyword. Since a closed notebook does not show up in searches (at least not reliably), looking at the Zettel pages shows what specific notebooks need to be open for a complete set of relevant search results.

This approach is not completely aligned with the purest Zettelkasten, but so far it has been a good place to start.

Save OneNote Searches

A very rough workaround

OneNote used to have a feature where you could save search results as a OneNote page. However, that feature is no longer in the production version.

I stumbled across a very rough workaround for this. This works best for ON16, since the search results are a bit more compact.

Use the search function to find the pages of interest, such as History > Recent Edits > Since Yesterday…
Expand the window as necessary to see the full list.
Use the Snipping Tool to grab a screen shot of the search results.
Paste the screen shot into a OneNote page.
Optional
- Right-click the image and select Copy Text from Picture.
- Paste the text into the OneNote page.
- Delete the screen shot.

The page list will not be ‘clickable’ per se, however, you now have the page titles. You can now copy the page title of interest and enter that into the search field. The page of interest will come back at the top of the results, within the “In title” group.

Automatizar la planificación de reuniones

Usar los flujos de trabajo para crear listas de control de preparación para las reuniones

Con el confinamiento actual, estoy teniendo bastantes videoconferencias. Antes de estas reuniones, hay algunos pasos que doy para que la reunión sea lo más productiva posible. Por ejemplo:

Verificar la fecha, la hora y el lugar
Verificar asistentes a la reunión
Crear una nota de reunión
Sincronizar los documentos relevantes al iPad
Sincronizar el portátil OneNote con el iPad
Comprobar el funcionamiento del software de teleconferencia

Normalmente, uso Microsoft To-Do para ayudarme con la lista de control. Eso significa que tengo que crear cada una de estas tareas antes de la reunión con suficiente tiempo de antelación para evitar las prisas de última hora. Para facilitar esto, puedo usar un flujo de trabajo en Microsoft Power Automate que crea estas tareas para las próximas reuniones.

Microsoft Power Automate (antes Flow) permite crear flujos de trabajo automatizados, en particular entre las aplicaciones de Microsoft Office. En este caso, quiero crear un flujo de trabajo que cree elementos en Tareas pendientes siempre que aparezca una reunión en mi calendario en Outlook.

Para crear el flujo de trabajo, voy a la página de Office 365 y utilizo el ‘waffle’ de la esquina superior izquierda para elegir Power Automate. En el menú de la izquierda, selecciono Crear.

En este caso, a fecha de este escrito, no hay ninguna plantilla que incluya tareas pendientes. Por lo tanto, tendremos que crear el flujo de trabajo desde Iniciar desde cero y luego elegir Flujo automatizado.

En la siguiente pantalla le damos un nombre al flujo y elegimos el desencadenante del flujo. Busca evento y desplázate hacia abajo hasta Cuando se crea un nuevo evento. La ventana cambia al editor de flujo, con el desencadenante de Outlook en la parte superior. Dentro de este primer paso (el desencadenante), escoge el calendario que queremos monitorizar. Ahora podemos decirle a Power Automate lo que queremos que haga cuando se active.

Haz clic en +Nuevo paso, lo que nos permite elegir la acción. Queremos usar la acción Agregar una tarea de Microsoft To-Do. En el campo Asunto, introduzca nuestro primer elemento Verificar la hora y el lugar de la reunión. Para la Fecha de vencimiento, vamos a utilizar un poco de matemáticas para que esto ocurra el día antes de la reunión. Coloca el cursor en el campo Fecha de vencimiento y haz clic en Expresión. Ahora desplácese hacia abajo hasta Fecha y hora y elija addDays. En el editor de expresiones, coloque el cursor entre los paréntesis y haga clic en Contenido dinámico. Dado que deseamos iniciar la tarea el día anterior a la reunión, agregamos -1 a la expresión y hacemos clic en Aceptar. La fórmula resultante:

addDays(triggerBody()?['start'],-1)

Como tendremos múltiples reuniones en nuestro calendario, querremos saber cuál necesitamos verificar. Para ello, introducimos el asunto de la reunión en el campo Cuerpo Contenido.

Ahora hacemos clic en Guardar y luego usamos el Comprobador de flujo para encontrar cualquier problema obvio. Si no hay problemas, podemos probar el flujo con un Evento de Prueba en el calendario que elegimos activar.

Eso es lo básico. Si quieres crear elementos para todo lo que está en la lista de preparación, puedes añadir un nuevo paso al flujo para cada elemento.

Automate Meeting Planning

Use workflows to create prep checklists for meetings

With the current lockdown, I am having quite a few video conferences. Before these meetings, there are a few steps I take to help make the meeting as productive as possible. For example:

Verify calendar date, time and location
Review meeting attendees
Create a Meeting Note
Sync relevant documents to iPad
Sync OneNote notebook to iPad
Check teleconference software operability

Typically, I use Microsoft To-Do to help me with checklist. That means I have to create each of these tasks before the meeting with enough lead time to avoid a last-minute rush. To make this a little easier, I can use a workflow in Microsoft Power Automate that creates these tasks for upcoming meetings.

Microsoft Power Automate (formerly Flow) lets you create automated workflows, in particular between Microsoft Office apps. In this case, I want to create a workflow that creates items in To-Do whenever a meeting appears on my calendar in Outlook.

To create the workflow, I go to my Office 365 site and use the ‘waffle’ in the top left corner to choose Power Automate. In the left menu, I choose Create.

In this case, as of this writing, there is no template that includes To-Do. Therefore, we will have to create the workflow from Start from blank and then choose Automated flow.

In the next screen we give the flow a name and chose the flow’s trigger. Search for ‘event’ and scroll down to When a new event is created. The window changes to the flow editor, with the Outlook trigger at the top. Within this first step (the trigger), choose which calendar we want to monitor. Now we can tell Power Automate what we want it to do when triggered.

Click +New Step, which allows us to choose the action. We want to use the Add a to-do action from Microsoft To-Do. In the Subject field, enter our first item Verify meeting time and location. For Due Date, we are going to use a little math so that this happens the day before the meeting. Place the cursor in the Due Date field and click on Expression. Now scroll down to Date and time and choose addDays. In the expression editor, place the cursor between the parentheses and click Dynamic content. Since we want to start the task the day before the meeting, we add -1 to the expression and click OK. The resulting formula:

addDays(triggerBody()?['start'],-1)

Since we will have multiple meetings on our calendar, we will want to know which one we need to verify. To do this, we enter the meeting subject line in the Body Content field.

We now click on Save and then use the Flow Checker to find any obvious issues. If there are no problems, we can test the flow with a Test Event on the calendar we chose as the trigger.

That is the basics. If you want to create items for everything on the prep list, you can add a new step to the workflow for each item.