Don’t let random ideas interrupt your productivity
Good ideas can happen at any time – which is good and
bad. While creativity is key to competitive
advantage, you still have to maintain productivity if you want to get anything
done. David Allen goes into great detail
describing how the mind
is for having ideas, not holding them.
So, how to clear your head without losing these great ideas? I recommend the use of Quick Notes. Windows is able to call up Quick Notes from any application. You just have to use the keyboard shortcut ÿ+n (Windows key and the letter n). This will pop up a stickie-note window. Now, simply jot down the thought or idea on this note, with just enough information that you can make sense of it later – do NOT try to capture and clarify. Just capture the idea.
After capturing the idea, go back to whatever you were working
on, giving it your full attention.
Later, such as your next break or at the end of the day,
review your Quick Notes. At this time you can make an initial attempt at
clarifying the idea, expanding and filling in details such you can identify any
actions that you need to take.
Creating Quick Notes
From whatever application you are using, use ÿ+n.
Type your thought, idea or reminder on the new note.
No dejes que las ideas aleatorias interrumpan tu productividad
Las buenas ideas pueden ocurrir en cualquier momento, lo cual es bueno y malo. Mientras que la creatividad es la clave para la ventaja competitiva, todavía tienes que mantener la productividad si quieres hacer algo. David Allen explica con gran detalle describiendo cómo la mente es para tener ideas, no para mantenerlas.
Entonces, ¿cómo despejar la cabeza sin perder estas grandes ideas? Recomiendo el uso de Notas Rápidas (Quick Notes). Windows es capaz de llamar a Quick Notes desde cualquier aplicación. Sólo tienes que usar el atajo de teclado ÿ+n. Esto hará que aparezca una ventana de notas. Ahora, simplemente anota el pensamiento o la idea en esta nota, con la suficiente información para que puedas darle sentido más tarde – NO intentes guardar y aclarar. Sólo guarda la idea.
Después de guardar la idea, vuelve a lo que estabas trabajando, dándole toda tu atención.
Más tarde, como en su próximo descanso o al final del día, revise sus Notas Rápidas. En este momento puedes hacer un intento inicial de aclarar la idea, ampliando y completando los detalles, de manera que puedas identificar cualquier acción que necesites hacer.
Creación de Quick Notes
Desde cualquier aplicación que estés usando, usa ÿ+n.
Escriba su pensamiento, idea o recordatorio en la nueva nota.
La función de
notas de reuniones de office 365 conecta el Calendario de Outlook con Microsoft
OneNote. Sirve como una gran herramienta para prepararse antes de una reunión, guardar
elementos de acción durante la reunión y luego revisar las notas después de la
reunión.
Dentro de
Microsoft Outlook, el Calendario guarda las reuniones y citas. Al seleccionar una reunión, aparece el icono
de Meeting Notes en la cinta de la barra de herramientas. Si usted es el
organizador de la reunión, tiene la opción de tomar notas para todos. De lo
contrario, puede optar por tomar notas sólo para usted.
Una vez que elija
si desea compartir sus notas, Microsoft Office crea una nueva página en
OneNote. La página incluirá los detalles
de la reunión como una sección de encabezado.
Debajo del encabezado, se proporciona un espacio para tomar notas. Si tiene una tableta con lápiz, puede
utilizar este espacio para tomar notas escritas a mano.
Si alguna de las
notas requiere una acción, puede marcar ese elemento para su seguimiento
mediante la función Tareas de Outlook.
Los elementos marcados aparecerán en la lista de tareas de Outlook y en
Microsoft To Do.
La función Notas
de la reunión facilita la búsqueda de las notas guardadas de varias
maneras. Si tiene una estructura de
OneNote bastante organizada, puede, por supuesto, navegar por las carpetas de
OneNote para localizar la nota. Si
recuerda el tema de la reunión, los asistentes o las palabras clave, puede
utilizar esta información en el campo de búsqueda de OneNote. Si sabe cuándo se celebró la reunión,
probablemente la forma más fácil de encontrar las Meeting Notes sea abrir el
elemento del Calendario de Outlook y hacer clic en Notas de la reunión. Office localizará y abrirá la Nota de reunión
asociada a ese elemento del Calendario.
De este modo, las Notas de reunión le permiten
prepararse antes de la reunión guardando sus propios elementos de debate y
recordatorios. Durante la reunión, puede
anotar respuestas y otros elementos de interés. Después de la reunión, puede
revisar sus notas para identificar y luego marcar cualquier elemento de acción.
Creación de notas de reunión
En el Calendario de Outlook, cree o seleccione un elemento.
En la ficha Reunión, haga clic en Meeting Notes.
En la ventana emergente, elija si desea crear notas compartidas o tomar notas por su cuenta.
The meeting notes feature of Office 365 connects Outlook Calendar with Microsoft OneNote. It serves as a great tool for preparing prior to a meeting, capturing action items during the meeting and then reviewing notes after the meeting.
Within Microsoft Outlook, Calendar captures meetings and appointments. When you select a meeting, the Meeting Notes icon displays in the toolbar ribbon. If you are the meeting organizer, you have the option of taking notes for everyone. Otherwise, you can choose to take notes just for yourself.
Once you choose whether to share your notes, Microsoft
Office creates a new page in OneNote.
The page will include the meeting details as a header section. Below the header, a space is provided for
taking notes. If you have a tablet with
pen capabilities, you can use this space to capture handwritten notes.
If any of the notes represents an action, you can flag that
item for follow-up using the Outlook Tasks feature. Flag items will show up in the Outlook Task
list and in Microsoft To Do.
The Meeting Notes feature makes it easy to find your
captured notes in multiple ways. If you
have a fairly organized OneNote structure, you can of course browse through
your OneNote folders to locate the note.
If you recall the meeting subject, attendees or key words, you can use
this information in the OneNote Search field.
If you know when the meeting occurred, probably the easiest way to find
the Meeting Notes is to open the Outlook Calendar item and click Meeting Notes. Office will then locate and open the Meeting
Note associated with that Calendar item.
Thus, Meeting Notes allows you to prepare before the meeting
by capturing your own discussion items and reminders. During the meeting, you can capture responses
and other items of interest. After the meeting, you can review your notes to identify
and then flag any action items.
Creating Meeting Notes
In Outlook Calendar, create or select an item.
In the Meeting tab, click on Meeting Notes.
In the pop-up window, choose whether to create shared notes or to take notes on your own.
Casi todos los sistemas
de productividad recomiendan mantener una bandeja de entrada de correo
electrónico vacía, o casi vacía. La sola
idea de mover los correos electrónicos de la bandeja de entrada aterroriza a
algunas personas. Temen que nunca serán
capaces de encontrar lo que necesitan, cuando lo necesitan.
No voy a entrar
en la filosofía de la Bandeja de Entrada a Cero, ya que hay muchos sitios web
que pueden cubrir el concepto en profundidad.
Para lograr una
bandeja de entrada de tamaño manejable, recomiendo el uso de banderas de
seguimiento dentro de Microsoft Outlook.
Estas banderas permiten marcar aquellos correos electrónicos que
requieren algún tipo de acción por su parte.
Veamos un ejemplo.
Considera un
correo electrónico que recibes que tiene algunas acciones específicas que debes
realizar. Como se muestra en el vídeo, Alice tiene dos acciones que deben
realizarse. Rápidamente escanea las
acciones y determina que no se pueden realizar en menos de dos minutos. Por lo
tanto, decide abordarlas más tarde.
Para asegurarse
de no dejar que estas acciones queden olvidadas, utiliza la función de
seguimiento del panel de Outlook Home. Los valores por defecto le permiten
marcarlo para Hoy, Mañana, o alguna fecha personalizada. Como necesita aclarar
cuáles son exactamente las acciones, selecciona Hoy. Esto no significa que vaya
a realizar las acciones hoy, pero al menos va a planear cómo va a completar
estas tareas.
Una vez que
seleccione Hoy, aparecerá una bandera roja en la lista de correo electrónico
junto al panel de vista previa. Ahora
puede arrastrar el correo electrónico a su carpeta de archivos, confiando en
que podrá encontrar ese correo electrónico más tarde.
Exactamente,
¿cómo lo encontrará más tarde? Utiliza
las carpetas de búsqueda. La ventana de Nueva carpeta de búsqueda le permite buscar en
todas las carpetas de su cuenta de correo electrónico. Cuando haga clic en esa carpeta, cualquier
correo electrónico que haya sido marcado para su seguimiento aparecerá en esta
carpeta de búsqueda. (Sin embargo, mejor no empezar con el debate de Etiquetas
vs. Carpetas. Esa es una discusión para otro día).
Just about every productivity system recommends maintaining
an empty, or nearly empty, email inbox. The
very idea of moving emails out of the inbox terrifies some people. They fear they will never be able to find
what they need, when they need it.
I am not going to go into the philosophy of Inbox Zero,
as there are plenty of websites that can cover the concept in-depth.
To achieve an inbox of manageable size, I recommend the use
of follow-up flags within Microsoft Outlook.
These flags allow you to mark those emails that require some sort of
action on your part. Let’s look at an
example.
Consider an email that you receive that has some specific
actions that you need to take. As shown in the video, Alice has two actions
that need to be taken. She quickly scans
the actions and determines that they cannot be done in under two minutes. As such,
she decides to address these later.
To ensure she does not let these actions get buried, she
uses the Follow Up feature on the Outlook Home ribbon. The defaults allow you to
mark it for Today, Tomorrow, or some custom date. Since she needs to clarify
what exactly the actions are, she selects Today. This does not mean that
she is going to perform the actions today, but she is at least going to plan
how she is going to complete these tasks.
Once she selects Today, a red flag appears on the
email listing next to the Preview pane.
She can now drag the email to her Archive folder, confident she
will be able to find that email later today.
Exactly how does she find it later? She uses Search Folders. The New Search Folder dialog allows
her to search all of the folders within her email account. When she clicks on that folder, any email
that has been flagged for follow-up will appear in this search folder. (Don’t
get me started on Tags vs
Folders, though. That’s a discussion for another day.)
Creating Search Folders
In the Navigation pane, right-click on Search
Folders and choose New Search Folder…
In the Select a Search Folder dialog,
under Reading Mail, select Mail flagged for follow up.
Click OK to close the dialog box.
In the Navigation pane, expand Search Folders
to display the For Follow Up search folder.
We often perform task analysis for clients –
identifying those tasks performed frequently, as well as complex or important
tasks. When we identify task that meet
these criteria, we typically recommend the use of a checklist to help ensure
correct performance.
Besides consistent performance, a checklist
has the benefit of capturing improvements to performance. Any additional steps, or modifications to a
step, can be easily incorporated into the process by editing the
checklist. Every time you do the job,
you perform it at least as smart, if not smarter, than the last time.
As well, checklists make knowledge sharing
easier. Should someone else need to
perform a job, such as when your responsibilities change or you need to be away
from the office, providing them a copy of the checklists increases the
likelihood that the job will still get done properly.
First thing, I recommend that you make two groups within
Microsoft To Do: one group called Checklists, for all of your new
checklists that you are going to create. I also recommend that you create a
second group called Used Checklists. Microsoft does not allow you to
just ‘archive’ a checklist after usage. So, if every time you use a checklist, you
just keep duplicating the ‘master,’ your Checklist group will fill up pretty
fast. This will make it difficult to
find the masters checklists in the future. Thus, you have two options. You can delete the checklist once it is completed; or, if you create a Used Checklist
group, you can put the completed lists there.
I prefer the latter, as I like to keep past checklist for future reference.
Should I something go wrong, I can go back and confirm I performed all the
required steps or consider if I need to edit the list for future use.
With the folders created, now we can create our new lists. Let’s
consider a scenario where we need to create a relatively complex report on a
monthly basis. Our first task involves
getting data from all the regions, so we make each region a step in the
task. After the new data is loaded, we
need to refresh the pivot tables within the workbook.
Oh, yes, last month one of the managers noticed that the
graphs did not reflect the data shown in the pivot tables. So, let’s add a step to also verify that the
charts are correct.
Now that we have our ‘master’ list, we add it to the Checklist
group. For April, we duplicate the
report checklist and move it outside the group folder. We then check off the steps as they are
performed. Once the checklist is done,
we have confidence the reports are accurate and complete. We now simply drag
the checklist down to Used Checklists for future reference.
Another checklist could be reviewing presentations prior to
a sales call. Some things we want to check before getting in front of the
client: spelling and grammar (always!); fact check (are the quoted prices
correct?); graphics and company branding (no ‘your name here’ entries).
The third example is prepping for a meeting. Does the meeting actually have an
agenda? Do you have ready access to all
of the relevant support materials? Have
the attendees confirmed?
As per David Allen’s GTD strategy, we now spend less brain
power remembering all the necessary steps and more brain power on the quality
of the work.
In brief:
To Do Setup
Create two new groups:
Checklists
Used Checklists
Create Checklists
Click New List.
Name the checklist.
Optional: Add an icon.
Add tasks to the list.
Optional: Add steps to tasks.
Drag the list to the Checklists group.
Use a Checklist
Make a copy of the ‘master’ version of the
checklist.
Rename the copied checklist.
Move the copy out of the Checklist folder.
Mark off tasks as you complete them.
After completing all tasks within the list,
either:
Drag the list to Used Checklists group
for future reference.
A menudo
realizamos análisis de tareas para los clientes, identificando las tareas que
se realizan con frecuencia, así como las tareas complejas o importantes. Cuando identificamos tareas que cumplen estos
criterios, normalmente recomendamos el uso de una lista de verificación para
ayudar a asegurar el correcto desempeño.
Además de un
desempeño consistente, una lista de verificación tiene el beneficio de incorporar
mejoras en el desempeño. Cualquier paso
adicional, o modificación de un paso, puede incorporarse fácilmente al proceso
editando la lista de verificación. Cada
vez que se hace el trabajo, se realiza por lo menos con la misma eficacia, si
no más, que la última vez.
Además, las
listas de verificación facilitan el intercambio de conocimientos. En caso de que otra persona necesite realizar
un trabajo, por ejemplo, cuando cambien sus responsabilidades o cuando necesite
estar fuera de la oficina, el hecho de proporcionarle una copia de las listas
de verificación aumenta la probabilidad de que el trabajo se siga realizando
correctamente.
Lo primero que
recomiendo es que crees dos grupos dentro de Microsoft To Do: un grupo llamado
Listas de verificación, para todas las nuevas listas de verificación que vayas
a crear. También recomiendo que creen un segundo grupo llamado Listas de verificación
usadas. Microsoft no te permite simplemente “archivar” una lista de verificación
después de su uso. Por lo tanto, si cada vez que usas una lista de verificación,
sigues duplicando la “maestra”, el grupo de listas de verificación se
llenará muy rápidamente. Esto hará que
sea difícil encontrar las listas de verificación maestras en el futuro. Por lo
tanto, tienes dos opciones. Puedes
eliminar la lista de verificación una vez que esté completa; o bien, si creas un
grupo de listas usadas, puedes poner allí las listas completas. Prefiero lo último, ya que me gusta conservar
la lista de verificación anterior para futuras referencias. Si algo sale mal,
puedo volver atrás y confirmar que he realizado todos los pasos necesarios o
considerar si necesito editar la lista para usarla en el futuro.
Con las carpetas
creadas, ahora podemos crear nuestras nuevas listas. Consideremos un escenario
en el que necesitamos crear un informe relativamente complejo sobre una base
mensual. Nuestra primera tarea implica
obtener datos de todas las regiones, así que hacemos de cada región un paso en
la tarea. Después de que se carguen los
nuevos datos, necesitamos refrescar las tablas pivotantes dentro del libro de
trabajo.
Oh, sí, el mes
pasado uno de los gerentes se dio cuenta de que los gráficos no reflejaban los
datos mostrados en las tablas pivotantes.
Así que, añadamos un paso para verificar también que los gráficos son
correctos.
Ahora que tenemos
nuestra lista “maestra”, la añadimos al grupo de la lista de
verificación. Para abril, duplicamos la
lista de verificación del informe y la movemos fuera de la carpeta del
grupo. Luego marcamos los pasos a medida
que se realizan. Una vez que la lista de
verificación está hecha, tenemos la confianza de que los informes son exactos y
completos. Ahora simplemente arrastramos la lista de verificación a Listas de
verificación usadas para futuras referencias.
Otra lista de
verificación podría ser revisar las presentaciones antes de una llamada de
ventas. Algunas cosas que queremos revisar antes de ponernos delante del
cliente: ortografía y gramática (¡siempre!); comprobación de hechos (¿son
correctos los precios cotizados?); gráficos y marca de la empresa (no hay
entradas de “su nombre aquí”).
El tercer ejemplo
es la preparación de una reunión. ¿Tiene
la reunión una agenda? ¿Tiene acceso a
todos los materiales de apoyo pertinentes?
¿Los asistentes han confirmado su asistencia?
De acuerdo con la
estrategia GTD de David Allen, ahora usamos menos capacidad cerebral recordando
todos los pasos necesarios y más en la calidad del trabajo.
En resumen:
Preparación para hacer el trabajo
Crear dos nuevos grupos:
Listas de verificación
Listas de verificación usadas
Crear listas de verificación
Haga
clic en Nueva lista.
Nombra
la lista de verificación.
Opcional:
Agregar un icono.
Añadir
tareas a la lista.
Opcional:
Añadir pasos a las tareas.
Arrastre
la lista al grupo Listas de verificación.
Usar una lista de verificación
Haga una copia de la versión “maestra” de la lista de verificación.
Cambie el nombre de la lista de verificación copiada.
Mover la copia fuera de la carpeta de la lista de verificación.
Marque las tareas a medida que las vaya completando.
Después de completar todas las tareas de la lista:
Arrastre la lista al grupo de Listas de verificación utilizadas para su futura referencia.
O bien, elimine la lista de verificación por completo.
Además de las rutinas diarias, probablemente tienes tareas que realizas regularmente, pero no todos los días. Para mantenerte al tanto de ellas, añádelas a una lista junto con una frecuencia apropiada.
Para crear la lista, haz lo siguiente:
Con MS To Do abierto, en el panel de la izquierda, haz clic en +Nueva
Lista.
Renombre la lista como corresponda (Otras recurrentes, Tareas semanales,
Tareas mensuales, etc.), y opcionalmente añada un icono.
Utilice la lista de nuevos elementos de la parte inferior para agregar las
tareas que desea realizar regularmente.
Haga clic en cada elemento para abrir el panel de edición de la derecha.
Establezca una frecuencia de repetición.
Establezca la primera fecha en la que debe realizarse la tarea.
Estas tareas aparecerán ahora en las tareas de Hoy (la bombilla en la esquina superior izquierda en la vista Mi Día/My Day), basadas en su fecha de vencimiento.
Un giro a este concepto: Recordemos que el perro de Pavlov demostró que la mejor manera de fomentar un comportamiento deseado es con un refuerzo irregular. Podemos poner esto en práctica usando nuestros recordatorios semanales. Sin embargo, en este caso cambiamos el día cada semana.
Por ejemplo, considere que su compañía puede requerir que el personal cierre sus pantallas antes de dejar sus escritorios. Para ayudar a mantener esto, puede realizar un recorrido semanal para verificar el cumplimiento. Así, usted establece un recordatorio con una frecuencia de Semanal. En este caso, después de completar el recorrido, cambie el día de la semana para el siguiente recorrido. Lo más importante es que se asegure de informar los resultados de sus recorridos al equipo de manera positiva para fomentar el cumplimiento continuo.
Besides the daily routines, you probably have tasks that you perform on a regular basis – just not every day. To keep on top of these, add them to a list along with an appropriate frequency.
To create the list, perform the following:
With
MS To Do open, in the left-side pane, click on +New List.
Rename
the list to as appropriate (Other Recurring, Weekly Tasks, Monthly Tasks, etc.),
and optionally add an icon.
Use
the new item list at the bottom to add the tasks you want to perform on a
regular basis.
Click
on each item to open the edit pane on the right.
Set
a Repeat frequency.
Set
the first date that the task should be performed.
These tasks will now appear in the Today
tasks (the lightbulb in the top left corner in the My Day view), based on their
due date.
A twist on this concept: Recall that Pavlov’s
dog demonstrated that the best way to encourage a desired behavior is with
irregular reinforcement. We can put this
to practice using our weekly reminders.
However, in this case we change the day around every week.
For example, consider that your company may require staff to lock their screens before leaving their desks. To help maintain this, you may perform a weekly walkthrough to verify compliance. Thus, you set a reminder with a frequency of Weekly. In this case, after completing the walkthrough change the day of the week for the next walkthrough. Most importantly, be sure that you report the results of your walkthroughs to the team in a positive way in order to encourage continued compliance.
