Usar Quick Notes (notas rápidas)

No dejes que las ideas aleatorias interrumpan tu productividad

Las buenas ideas pueden ocurrir en cualquier momento, lo cual es bueno y malo.  Mientras que la creatividad es la clave para la ventaja competitiva, todavía tienes que mantener la productividad si quieres hacer algo.  David Allen explica con gran detalle describiendo cómo la mente es para tener ideas, no para mantenerlas.

Entonces, ¿cómo despejar la cabeza sin perder estas grandes ideas?  Recomiendo el uso de Notas Rápidas (Quick Notes).  Windows es capaz de llamar a Quick Notes desde cualquier aplicación.  Sólo tienes que usar el atajo de teclado ÿ+n. Esto hará que aparezca una ventana de notas.  Ahora, simplemente anota el pensamiento o la idea en esta nota, con la suficiente información para que puedas darle sentido más tarde – NO intentes guardar y aclarar.  Sólo guarda la idea.

Después de guardar la idea, vuelve a lo que estabas trabajando, dándole toda tu atención.

Más tarde, como en su próximo descanso o al final del día, revise sus Notas Rápidas. En este momento puedes hacer un intento inicial de aclarar la idea, ampliando y completando los detalles, de manera que puedas identificar cualquier acción que necesites hacer.

Creación de Quick Notes

  1. Desde cualquier aplicación que estés usando, usa ÿ+n.
  2. Escriba su pensamiento, idea o recordatorio en la nueva nota.
  3. Vuelva a lo que estaba haciendo.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar las notas de reunión

Antes, durante y después de las reuniones

La función de notas de reuniones de office 365 conecta el Calendario de Outlook con Microsoft OneNote. Sirve como una gran herramienta para prepararse antes de una reunión, guardar elementos de acción durante la reunión y luego revisar las notas después de la reunión.

Dentro de Microsoft Outlook, el Calendario guarda las reuniones y citas.  Al seleccionar una reunión, aparece el icono de Meeting Notes en la cinta de la barra de herramientas. Si usted es el organizador de la reunión, tiene la opción de tomar notas para todos. De lo contrario, puede optar por tomar notas sólo para usted.

Una vez que elija si desea compartir sus notas, Microsoft Office crea una nueva página en OneNote.  La página incluirá los detalles de la reunión como una sección de encabezado.  Debajo del encabezado, se proporciona un espacio para tomar notas.  Si tiene una tableta con lápiz, puede utilizar este espacio para tomar notas escritas a mano.

Si alguna de las notas requiere una acción, puede marcar ese elemento para su seguimiento mediante la función Tareas de Outlook.  Los elementos marcados aparecerán en la lista de tareas de Outlook y en Microsoft To Do.

La función Notas de la reunión facilita la búsqueda de las notas guardadas de varias maneras.  Si tiene una estructura de OneNote bastante organizada, puede, por supuesto, navegar por las carpetas de OneNote para localizar la nota.  Si recuerda el tema de la reunión, los asistentes o las palabras clave, puede utilizar esta información en el campo de búsqueda de OneNote.  Si sabe cuándo se celebró la reunión, probablemente la forma más fácil de encontrar las Meeting Notes sea abrir el elemento del Calendario de Outlook y hacer clic en Notas de la reunión.  Office localizará y abrirá la Nota de reunión asociada a ese elemento del Calendario. De este modo, las Notas de reunión le permiten prepararse antes de la reunión guardando sus propios elementos de debate y recordatorios.  Durante la reunión, puede anotar respuestas y otros elementos de interés. Después de la reunión, puede revisar sus notas para identificar y luego marcar cualquier elemento de acción.

Creación de notas de reunión

  1. En el Calendario de Outlook, cree o seleccione un elemento.
  2. En la ficha Reunión, haga clic en Meeting Notes.
  3. En la ventana emergente, elija si desea crear notas compartidas o tomar notas por su cuenta.

Office creará una Meeting Note en OneNote.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Correos electrónicos de bandera

Da un paso hacia la ‘bandeja de entrada a cero’

Casi todos los sistemas de productividad recomiendan mantener una bandeja de entrada de correo electrónico vacía, o casi vacía.  La sola idea de mover los correos electrónicos de la bandeja de entrada aterroriza a algunas personas.  Temen que nunca serán capaces de encontrar lo que necesitan, cuando lo necesitan.

No voy a entrar en la filosofía de la Bandeja de Entrada a Cero, ya que hay muchos sitios web que pueden cubrir el concepto en profundidad.

Para lograr una bandeja de entrada de tamaño manejable, recomiendo el uso de banderas de seguimiento dentro de Microsoft Outlook.  Estas banderas permiten marcar aquellos correos electrónicos que requieren algún tipo de acción por su parte.  Veamos un ejemplo.

Considera un correo electrónico que recibes que tiene algunas acciones específicas que debes realizar. Como se muestra en el vídeo, Alice tiene dos acciones que deben realizarse.  Rápidamente escanea las acciones y determina que no se pueden realizar en menos de dos minutos. Por lo tanto, decide abordarlas más tarde.

Para asegurarse de no dejar que estas acciones queden olvidadas, utiliza la función de seguimiento del panel de Outlook Home. Los valores por defecto le permiten marcarlo para Hoy, Mañana, o alguna fecha personalizada. Como necesita aclarar cuáles son exactamente las acciones, selecciona Hoy. Esto no significa que vaya a realizar las acciones hoy, pero al menos va a planear cómo va a completar estas tareas.

Una vez que seleccione Hoy, aparecerá una bandera roja en la lista de correo electrónico junto al panel de vista previa.  Ahora puede arrastrar el correo electrónico a su carpeta de archivos, confiando en que podrá encontrar ese correo electrónico más tarde.

Exactamente, ¿cómo lo encontrará más tarde?  Utiliza las carpetas de búsqueda.  La ventana de  Nueva carpeta de búsqueda le permite buscar en todas las carpetas de su cuenta de correo electrónico.  Cuando haga clic en esa carpeta, cualquier correo electrónico que haya sido marcado para su seguimiento aparecerá en esta carpeta de búsqueda. (Sin embargo, mejor no empezar con el debate de Etiquetas vs. Carpetas. Esa es una discusión para otro día).

Creación de carpetas de búsqueda

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón en Carpetas de búsqueda y elija Nueva carpeta de búsqueda…
  2. En la ventana que se abre, Seleccionar una carpeta de búsqueda, en Leer correo, seleccione Correo marcado para el seguimiento.
  3. Haz clic en Aceptar para cerrar la ventana que se ha abierto.
  4. En el panel de navegación, expanda Carpetas de búsqueda para mostrar la carpeta de búsqueda Para seguimiento.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Listas de verificación

Cuando se tiene que hacer bien

A menudo realizamos análisis de tareas para los clientes, identificando las tareas que se realizan con frecuencia, así como las tareas complejas o importantes.  Cuando identificamos tareas que cumplen estos criterios, normalmente recomendamos el uso de una lista de verificación para ayudar a asegurar el correcto desempeño.

Además de un desempeño consistente, una lista de verificación tiene el beneficio de incorporar mejoras en el desempeño.  Cualquier paso adicional, o modificación de un paso, puede incorporarse fácilmente al proceso editando la lista de verificación.  Cada vez que se hace el trabajo, se realiza por lo menos con la misma eficacia, si no más, que la última vez.

Además, las listas de verificación facilitan el intercambio de conocimientos.  En caso de que otra persona necesite realizar un trabajo, por ejemplo, cuando cambien sus responsabilidades o cuando necesite estar fuera de la oficina, el hecho de proporcionarle una copia de las listas de verificación aumenta la probabilidad de que el trabajo se siga realizando correctamente.

Lo primero que recomiendo es que crees dos grupos dentro de Microsoft To Do: un grupo llamado Listas de verificación, para todas las nuevas listas de verificación que vayas a crear. También recomiendo que creen un segundo grupo llamado Listas de verificación usadas. Microsoft no te permite simplemente “archivar” una lista de verificación después de su uso. Por lo tanto, si cada vez que usas una lista de verificación, sigues duplicando la “maestra”, el grupo de listas de verificación se llenará muy rápidamente.  Esto hará que sea difícil encontrar las listas de verificación maestras en el futuro. Por lo tanto, tienes dos opciones.  Puedes eliminar la lista de verificación una vez que esté completa; o bien, si creas un grupo de listas usadas, puedes poner allí las listas completas.  Prefiero lo último, ya que me gusta conservar la lista de verificación anterior para futuras referencias. Si algo sale mal, puedo volver atrás y confirmar que he realizado todos los pasos necesarios o considerar si necesito editar la lista para usarla en el futuro.

Con las carpetas creadas, ahora podemos crear nuestras nuevas listas. Consideremos un escenario en el que necesitamos crear un informe relativamente complejo sobre una base mensual.  Nuestra primera tarea implica obtener datos de todas las regiones, así que hacemos de cada región un paso en la tarea.  Después de que se carguen los nuevos datos, necesitamos refrescar las tablas pivotantes dentro del libro de trabajo.

Oh, sí, el mes pasado uno de los gerentes se dio cuenta de que los gráficos no reflejaban los datos mostrados en las tablas pivotantes.  Así que, añadamos un paso para verificar también que los gráficos son correctos.

Ahora que tenemos nuestra lista “maestra”, la añadimos al grupo de la lista de verificación.  Para abril, duplicamos la lista de verificación del informe y la movemos fuera de la carpeta del grupo.  Luego marcamos los pasos a medida que se realizan.  Una vez que la lista de verificación está hecha, tenemos la confianza de que los informes son exactos y completos. Ahora simplemente arrastramos la lista de verificación a Listas de verificación usadas para futuras referencias.

Otra lista de verificación podría ser revisar las presentaciones antes de una llamada de ventas. Algunas cosas que queremos revisar antes de ponernos delante del cliente: ortografía y gramática (¡siempre!); comprobación de hechos (¿son correctos los precios cotizados?); gráficos y marca de la empresa (no hay entradas de “su nombre aquí”).

El tercer ejemplo es la preparación de una reunión.  ¿Tiene la reunión una agenda?  ¿Tiene acceso a todos los materiales de apoyo pertinentes?  ¿Los asistentes han confirmado su asistencia?

De acuerdo con la estrategia GTD de David Allen, ahora usamos menos capacidad cerebral recordando todos los pasos necesarios y más en la calidad del trabajo.

En resumen:

Preparación para hacer el trabajo

Crear dos nuevos grupos:

  1. Listas de verificación
  2. Listas de verificación usadas

Crear listas de verificación

  1. Haga clic en Nueva lista.
  2. Nombra la lista de verificación.
  3. Opcional: Agregar un icono.
  4. Añadir tareas a la lista.
  5. Opcional: Añadir pasos a las tareas.
  6. Arrastre la lista al grupo Listas de verificación.

Usar una lista de verificación

  1. Haga una copia de la versión “maestra” de la lista de verificación.
  2. Cambie el nombre de la lista de verificación copiada.
  3. Mover la copia fuera de la carpeta de la lista de verificación.
  4. Marque las tareas a medida que las vaya completando.
  5. Después de completar todas las tareas de la lista:
    • Arrastre la lista al grupo de Listas de verificación utilizadas para su futura referencia.
    • O bien, elimine la lista de verificación por completo.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar recordatorios semanales

Mantenerse al día con las tareas menos frecuentes

Además de las rutinas diarias, probablemente tienes tareas que realizas regularmente, pero no todos los días.  Para mantenerte al tanto de ellas, añádelas a una lista junto con una frecuencia apropiada.

Para crear la lista, haz lo siguiente:

  1. Con MS To Do abierto, en el panel de la izquierda, haz clic en +Nueva Lista.
  2. Renombre la lista como corresponda (Otras recurrentes, Tareas semanales, Tareas mensuales, etc.), y opcionalmente añada un icono.
  3. Utilice la lista de nuevos elementos de la parte inferior para agregar las tareas que desea realizar regularmente.
  4. Haga clic en cada elemento para abrir el panel de edición de la derecha.
  5. Establezca una frecuencia de repetición.
  6. Establezca la primera fecha en la que debe realizarse la tarea.

Estas tareas aparecerán ahora en las tareas de Hoy (la bombilla en la esquina superior izquierda en la vista Mi Día/My Day), basadas en su fecha de vencimiento.

Un giro a este concepto: Recordemos que el perro de Pavlov demostró que la mejor manera de fomentar un comportamiento deseado es con un refuerzo irregular.  Podemos poner esto en práctica usando nuestros recordatorios semanales.  Sin embargo, en este caso cambiamos el día cada semana. 

Por ejemplo, considere que su compañía puede requerir que el personal cierre sus pantallas antes de dejar sus escritorios.  Para ayudar a mantener esto, puede realizar un recorrido semanal para verificar el cumplimiento.  Así, usted establece un recordatorio con una frecuencia de Semanal.  En este caso, después de completar el recorrido, cambie el día de la semana para el siguiente recorrido.  Lo más importante es que se asegure de informar los resultados de sus recorridos al equipo de manera positiva para fomentar el cumplimiento continuo.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Empieza “Mi día” con una rutina diaria…

El segundo consejo lleva los “objetivos principales” un paso más allá. Además de los temas que cambian día a día, hay tareas que debes realizar al principio de cada día. Registrar estas tareas sirve al menos para dos propósitos.

Para empezar, te hace empezar el día de forma proactiva en vez de reactiva. Por ejemplo, tu primera tarea rutinaria puede ser revisar tu calendario, echar un vistazo a las reuniones que tengas ese día. De esta manera, no te sorprenderá cuando te recuerden en medio del almuerzo una reunión que hayas olvidado que comienza en quince minutos.

Una rutina también permite hacer todas esas pequeñas tareas del día desde el principio. Por ejemplo, puedes poner el teléfono en silencio al principio de la jornada laboral para no molestar a los demás. O, tal vez pongas el teléfono en silencio cuando estés en casa para evitar despertar a toda la casa cuando suene a las dos de la mañana. De cualquier manera, puedes añadir “comprobar el volumen del teléfono” como una tarea que haces a primera hora de la mañana.

Para crear su rutina diaria, haga lo siguiente:

  1. Con MS To Do abierto, en el panel de la izquierda, haz clic en +Nueva Lista (+New List).
  2. Cambie el nombre de la lista a Rutina diaria, y opcionalmente añada un icono.
  3. Utilice la lista de elementos nuevos que se encuentra en la parte inferior para agregar las tareas que desea realizar todos los días.
  4. Haz clic en cada elemento para abrir el panel de edición de la derecha.
  5. Establece una frecuencia de repetición. Para los elementos “diarios”, puedes elegir entre “Diario” o “Días de la semana”.

Para usar la lista, haga lo siguiente cada mañana:

  1. Seleccionar todos los elementos (Ctrl+A).
  2. Haz clic con el botón derecho del ratón y elige Añadir a mi día.
  3. Marque cada elemento a medida que trabaja en su rutina diaria.

A medida que uses este consejo con regularidad, es probable que empieces a encontrar muchos elementos que te ayuden a empezar el día con fuerza. Cuando eso suceda, simplemente añádelo a tu rutina diaria. Personalmente, he notado una gran diferencia en mi satisfacción diaria cuando empecé con mi rutina de trabajo. Los días en que tengo que combatir numerosos problemas desde el principio parecen eternos, y me hacen sentir que estoy descuidando las cosas “importantes pero no urgentes”.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Capturar las cosas importantes desde el principio

Usa MS To Do “My Day” para capturar los objetivos más importantes de cada día.

La productividad puede comenzar antes de llegar a su lugar de trabajo. Mucha gente comienza a contemplar su día a los pocos minutos de que suene la alarma por la mañana. A menudo tenemos momentos de claridad antes de que nos envuelva la “niebla de la guerra”. No es raro que vea claramente lo que quiero lograr hoy antes de tomar mi primera taza de café, sólo para perder esa visión durante el camino al trabajo cada mañana.

El primer consejo es usar “My Day” de Microsoft para capturar tu objetivo principal al comienzo de cada día. Esto es básicamente lo que Stephen Covey se refiere como una herramienta de gestión del tiempo de ““>Microsoft To Do para capturar esas acciones. Aunque estas tareas son probablemente “tácticas” (o no podrías terminarlas al final del día), deberían ser de naturaleza estratégica – tal vez un pequeño paso hacia un objetivo mucho más grande y a largo plazo que quieres lograr.

Al usar To Do, tu lista está disponible en tu escritorio, en tu tableta e incluso en tu teléfono. Así, mientras prepara su taza de café matutina, puede usar su teléfono para capturar fácilmente esas cosas que definitivamente va a hacer una vez que llegue a su oficina. Porque una vez que llegas a tu escritorio, no hay forma de saber qué problemas te distraerán de ser realmente efectivo hoy.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Afilando la sierra

Hace un año descubrí que aunque el método que estaba usando con OneNote estaba funcionando bien , ciertamente no era tan efectivo como yo necesitaba que lo fuera. Así fue como las recomendaciones dadas previamente se acumularon con el uso regular:

  • Mantenlo tontamente simple – A medida que la cantidad de datos capturados aumentaba, el enfoque de minimalismo del cuaderno simplemente no funcionaba.
  • Quick Notes como bandeja de entrada – Esto funcionó bien, con Quick Notes convirtiéndose en el sistema de procesamiento para casi todo.
  • Configurar “Send to ” – Así que, si Quick Notes sigue siendo una buena idea, todavía tenemos que configurar la función “Send to”.
  • Usar Notas de la Reunión – Sigue siendo una buena idea.
  • Etiquetar acciones – Las acciones todavía necesitan ser etiquetadas, pero las banderas personalizadas (incluso algunas) se convirtieron en una carga de mantenimiento.
  • Acciones de fecha – Para aprovechar las clases, tuvimos que cambiar la configuración del sistema para las fechas. Esto tuvo algún impacto en otras aplicaciones, como Excel.
  • Buscar personas, lugares y cosas – Sigue siendo una buena idea, especialmente si se compara con una plétora de etiquetas personalizadas.
  • Mantener OneNote en OneDrive – En su mayor parte sí, pero en sí mismo no es adecuado para compartir y colaborar.
  • Rutinas diarias – Sigue siendo una parte clave para mantenerse productivo.
  • Diario de trabajo – Resulta ser una herramienta personal que no necesariamente se aplica a todo el mundo.

Por lo tanto, me comprometí en el año 2019 a experimentar para reconstruir mi proceso de productividad con el fin de abordar estos puntos débiles. Ahora, la lista parece más bien la siguiente:

En las próximas semanas publicaré más sobre cada uno de estos puntos.