Emojis como pistas visuales en OneNote

Sigue jugando con la creación de notas que son más fáciles de navegar.  Un retoque que me llama la atención en este momento es el uso de emojis en los títulos de las notas.  

Note Listing
Note Listing

Tomemos el ejemplo de la creación de un bosquejo dentro de un cuaderno.  Una nota de alto nivel representaría la idea principal de un párrafo. Las ideas en desarrollo se convertirían en subpáginas bajo esa nota.  Con OneNote Windows 16 en particular, a veces es difícil ver el nivel de sangría en el listado de notas.  Sería útil diferenciar visualmente entre las ideas principales y los puntos de apoyo.

Main and Supporting leading text

Una opción sería el uso de abreviaturas o frases cortas, como “Principal” o “Apoyo”, en la parte delantera del título de la Nota.  Sin embargo, estos caracteres en la parte delantera del título empujan las otras palabras hacia la derecha, donde ya no pueden ser visibles.

Use of Tags

Podríamos usar etiquetas en el título.  Sin embargo, las etiquetas no aparecen en la ventana de listado de notas.  Tampoco aparecen en los resultados de búsqueda a menos que especifiquemos que estamos buscando etiquetas.

Use of Emojis

Por otro lado, si usamos emojis obtenemos etiquetas brillantes y fácilmente reconocibles que aparecen tanto en el listado de notas como en los resultados de búsqueda.  Un emoji hace esto mientras que sólo ocupa un solo carácter en el título. Creo que los emojis son una mejor opción que insertar un símbolo, ya que los emoji incluyen color inherentemente y no necesitan que se les aplique color.

Hay una gran variedad de emoji disponibles.  Sin embargo, estoy limitando mi uso a formas simples – círculo, diamante y triángulo.  Aunque trato de mantener el uso de los emoji consistentes dentro de un solo cuaderno, permito que represente diferentes conceptos a través de diferentes cuadernos.

Zettelkasten Y La Investigación Académica

Curar conexiones en lugar de recoger ideas marca una diferencia definitiva en mi capacidad de sintetizar mi investigación en un nuevo entendimiento

Después de capturar notas con un ojo hacia los conceptos de Zettelkasten, la utilidad de mis notas está definitivamente aumentando dramáticamente.  Una cosa que ha ayudado fue el video de Shu Omi.  El video dio una buena mirada a su flujo de investigación usando ZK.  Hay mucho que desempacar en el video, así que requirió pausar y rebobinar varias veces para captar todos los puntos importantes.

OneNote sigue siendo mi sistema ZK preferido.  Probé aplicaciones dedicadas a ZK, pero no vi un retorno de la inversión particular en el tiempo y, en algunos casos, en los costos monetarios.  Dado que OneNote es una aplicación de Microsoft, debería estar disponible por mucho tiempo.  Ambas versiones, ON16 y ONW10 tienen sus ventajas y desventajas.  Para ON16, la capacidad de CTRL+k y luego buscar rápidamente las páginas a enlazar hace que las referencias cruzadas sean más fáciles que en ONW10.  Para ONW10, la capacidad de buscar directamente una etiqueta específica ayuda a encontrar rápidamente el contenido relacionado.

Para la toma de notas reales, dos plantillas parecen servir a mis necesidades. Riffing en el flujo de Omi, aquí está mi enfoque para la revisión de los documentos de investigación.  El proceso comienza con una versión en PDF del documento, que permite destacar los pasajes que parecen relevantes e interesantes.  Después de leer el documento una vez, abro una plantilla de Nota Literaria (LitNote).  Al revisar los pasajes resaltados, capturo estos puntos: breves puntos de bala dentro del cuerpo de la LitNote.  Después, relleno el encabezado de la LitNote, que incluye información que he encontrado útil para futuras referencias (título del artículo, autor, año y un enlace a una copia accesible del artículo).  El hecho de tener estos datos en el encabezado me permite revisar estos puntos de un vistazo.

Si la LitNote contiene alguna idea particularmente interesante, abro una plantilla diferente – una Nota Permanente (PermNote).  La Nota Permanente captura la idea en oraciones completamente desarrolladas.  El encabezado de la plantilla de la Nota permanente permite capturar un enlace a la Nota original del LitNote, así como enlaces a otras páginas relevantes.

Ese es el panorama general de mi método de investigación.  Los detalles están todavía en un estado de continuo ajuste. Lo que estoy encontrando confirma el tratado primario de Zettelkasten – curar conexiones en lugar de recoger ideas marca una diferencia definitiva en mi capacidad de sintetizar mi investigación en un nuevo entendimiento.

Zettel Conexiones en OneNote

Todavía estoy haciendo pruebas de campo sobre cómo implementar un sistema práctico de Zettelkasten dentro de OneNote.  Estoy menos interesado en los matices de Zettelkasten, y más preocupado por lo que lo hace un sistema útil.  Lo que he encontrado más valioso han sido las conexiones entre conceptos – tener una idea y ser capaz de vincularla con otras ideas.  Este proceso tiende a ayudarme a sintetizar la información que estoy tratando de aprender.  Sin embargo, estoy usando el proceso abierto de identificar enlaces a las páginas de OneNote para ayudarme a hacer enlaces encubiertos similares de sinapsis en mi propia memoria.

Parece que una característica clave de algunas aplicaciones de Zettelkasten es el enlace de doble sentido.  Es decir, si enlazo la nota A con la nota B, la aplicación también enlazará la nota B con la nota A. Para replicar esto completamente en OneNote, tendría que insertar dos enlaces por cada conexión realizada.  En la nota A, tendría que crear el enlace a la nota B. Luego, en la nota B, tendría que hacer el correspondiente enlace de vuelta a la nota A. Esto ciertamente añade una capa de complejidad.

El escenario podría ser como tal: Al crear una nota en “Cosas”, quiero entrar en detalles sobre las cosas que tienen color.  Puedo escribir rápidamente [[Cosas con Color]] y una vez que hago clic en este texto con los corchetes, OneNote crea automáticamente una nueva página titulada Cosas con Color.  En esta nueva nota quiero describir las cosas rojas, azules y verdes.  Así que de nuevo, uso los paréntesis para crear páginas para [[Cosas Rojas]], [[Cosas Azules]], y [[Cosas Verdes]].  Mientras hago clic en estas frases, OneNote crea las nuevas páginas.

En este punto, las aplicaciones de Zettel también crearían enlaces desde las páginas rojas, azules y verdes a la página de Cosas. OneNote no hace esto.  Por lo tanto, no tengo fácilmente una manera de rastrear mi camino de regreso a la página de Cosas desde la página Roja, por ejemplo.

Sin embargo, lo que OneNote tiene es una muy buena función de búsqueda.  Como enlazo desde Cosas a Cosas Rojas usando un enlace que contiene específicamente las palabras “Cosas Rojas”, puedo usar la búsqueda para encontrar todas las instancias del título de cualquier página.  En este caso, si busco “Cosas Rojas” (incluyendo las citas, para que busque la frase completa), uno de los aciertos será la página Cosas.

En efecto, ahora puedo avanzar y retroceder fácilmente a lo largo de mis conexiones.  Para avanzar, simplemente miro los enlaces de cualquier página.  Para retroceder, utilizo el título de la página como cadena de búsqueda para ver todas las demás páginas que apuntan a la página en la que estoy.

Automatizar la planificación de reuniones

Usar los flujos de trabajo para crear listas de control de preparación para las reuniones

Con el confinamiento actual, estoy teniendo bastantes videoconferencias.  Antes de estas reuniones, hay algunos pasos que doy para que la reunión sea lo más productiva posible.  Por ejemplo:

  • Verificar la fecha, la hora y el lugar
  • Verificar asistentes a la reunión
  • Crear una nota de reunión
  • Sincronizar los documentos relevantes al iPad
  • Sincronizar el portátil OneNote con el iPad
  • Comprobar el funcionamiento del software de teleconferencia

Normalmente, uso Microsoft To-Do para ayudarme con la lista de control.  Eso significa que tengo que crear cada una de estas tareas antes de la reunión con suficiente tiempo de antelación para evitar las prisas de última hora.  Para facilitar esto, puedo usar un flujo de trabajo en Microsoft Power Automate que crea estas tareas para las próximas reuniones.

Microsoft Power Automate (antes Flow) permite crear flujos de trabajo automatizados, en particular entre las aplicaciones de Microsoft Office.  En este caso, quiero crear un flujo de trabajo que cree elementos en Tareas pendientes siempre que aparezca una reunión en mi calendario en Outlook.

Para crear el flujo de trabajo, voy a la página de Office 365 y utilizo el ‘waffle’ de la esquina superior izquierda para elegir Power Automate.  En el menú de la izquierda, selecciono Crear.

En este caso, a fecha de este escrito, no hay ninguna plantilla que incluya tareas pendientes. Por lo tanto, tendremos que crear el flujo de trabajo desde Iniciar desde cero y luego elegir Flujo automatizado.

En la siguiente pantalla le damos un nombre al flujo y elegimos el desencadenante del flujo.  Busca evento y desplázate hacia abajo hasta Cuando se crea un nuevo evento.  La ventana cambia al editor de flujo, con el desencadenante de Outlook en la parte superior.  Dentro de este primer paso (el desencadenante), escoge el calendario que queremos monitorizar.  Ahora podemos decirle a Power Automate lo que queremos que haga cuando se active.

Haz clic en +Nuevo paso, lo que nos permite elegir la acción.  Queremos usar la acción Agregar una tarea de Microsoft To-Do.  En el campo Asunto, introduzca nuestro primer elemento Verificar la hora y el lugar de la reunión. Para la Fecha de vencimiento, vamos a utilizar un poco de matemáticas para que esto ocurra el día antes de la reunión. Coloca el cursor en el campo Fecha de vencimiento y haz clic en Expresión.  Ahora desplácese hacia abajo hasta Fecha y hora y elija addDays. En el editor de expresiones, coloque el cursor entre los paréntesis y haga clic en Contenido dinámico.  Dado que deseamos iniciar la tarea el día anterior a la reunión, agregamos -1 a la expresión y hacemos clic en Aceptar. La fórmula resultante:

addDays(triggerBody()?['start'],-1)

Como tendremos múltiples reuniones en nuestro calendario, querremos saber cuál necesitamos verificar.  Para ello, introducimos el asunto de la reunión en el campo Cuerpo Contenido

 Ahora hacemos clic en Guardar y luego usamos el Comprobador de flujo para encontrar cualquier problema obvio. Si no hay problemas, podemos probar el flujo con un Evento de Prueba en el calendario que elegimos activar.

Eso es lo básico.  Si quieres crear elementos para todo lo que está en la lista de preparación, puedes añadir un nuevo paso al flujo para cada elemento.

Usar “Mi Dia” como tablero de mandos en el O365

Rastrear las actividades a través de múltiples aplicaciones

Hasta ahora, hemos guardado tareas en Microsoft To Do, Outlook, OneNote y Planner. Cada aplicación tiene sus propias cualidades que la convierten en la forma más apropiada de rastrear una acción.  Sin embargo, esto tiene el potencial de hacer la planificación diaria bastante complicada.  ¿Cómo se comprueba cada una de estas aplicaciones al comenzar el día, para asegurarse de que no se pase por alto ninguna tarea? 

Aquí es donde una característica particular, hace que Microsoft To Do realmente valga la pena.  Microsoft To Do puede recopilar todas sus tareas pendientes a través del paquete de productos de Microsoft. 

Comencemos con una función simple que realmente me ayuda psicológicamente – al principio de cada día, Mi Día está vacío.  No hay una lista abrumadora de acciones que queden de ayer, o del día anterior.  En muchas herramientas, la lista de tareas incompletas y atrasadas se sigue acumulando con el tiempo hasta que crean frustración y pueden llevar a abandonar la herramienta.  Por el contrario, la vista Mi Día en Microsoft To Do comienza limpia cada día. 

¿Qué efecto práctico tiene esto? Principalmente, el día comienza con una victoria.  En lugar de ver todo lo que queda pendiente de ayer, puedes empezar añadiendo tu Rutina Diaria a Mi Día.  Para los fanáticos de Covey, este es el Cuadrante 2, no es urgente, pero es importante. Para mí, normalmente puedo eliminar esta lista en unos treinta minutos. Esto te lleva a responder activamente a las prioridades, no en reaccionar a las crisis. 

Una vez que tengas tus tareas añadidas a Mi Día, simplemente haz clic en la marca de verificación(check)  cuando cada una esté completa.  Puedes elegir entre mostrar u ocultar las tareas completadas.  Prefiero ocultar las tareas completadas, ya que hay cierta satisfacción al ver que la lista se disuelve lentamente hasta quedar en nada. 

Una vez que todas las tareas de su primera ronda estén completas, haga clic en el botón Hoy, la bombilla en la parte superior derecha. Se abrirá un panel con una lista de tareas pendientes para añadirlas a tu vista de Mi Día. La lista incluye las tareas que deben entregarse hoy, las del pasado que aún están abiertas y las que se entregarán en breve.  Al hacer clic en el signo más (+) junto a las tareas seleccionadas, el elemento se agregará a la vista Mi Día. 

Esta lista de tareas pendientes proviene de varias fuentes.  Por ejemplo, si marcas un correo electrónico en MS Outlook, el correo electrónico aparece en MS To Do.  Si se le han asignado tareas desde MS Planner, esas tareas aparecerán en MS To Do con fechas de vencimiento.  Si marcó elementos para seguimiento en una Nota de Reunión de OneNote, esos elementos aparecen en MS To Do.  

Dado que Microsoft To Do busca en el paquete de Microsoft Office 365 para encontrar elementos de acción pendientes, usted es libre de utilizar la herramienta más adecuada en función de lo que esté haciendo cuando se entere de las tareas.  Entonces, cuando es el momento de completar esas tareas, todas pueden ser encontradas en un solo lugar – Microsoft To Do. 

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365. 

Seguimiento de las tareas del proyecto con MS Planner

Coordinar y colaborar en proyectos

Hasta ahora, hemos hecho uso de la aplicación Microsoft To Do para proporcionarnos una simple lista de tareas diarias. ¿Qué hay de los escenarios más complejos, como cuando dependes de que otros terminen sus tareas asignadas antes de que tú puedas empezar las tuyas? Si tienes verdadero dominio de MS Project, puedes recurrir a él. Sin embargo, para la mayoría de nosotros MS Project es simplemente demasiado complejo. Además, no viene con el Microsoft Office 365 estándar.

Te recomiendo que eches un vistazo a Microsoft Planner, que viene con la mayoría de las suscripciones empresariales de Office 365 y forma parte de las aplicaciones estándar que se encuentran en Microsoft Teams. Planner permite generar un conjunto de tareas, típicamente relacionadas con un solo proyecto o esfuerzo. Puede asignar estas tareas a los miembros del equipo y luego hacer un seguimiento del progreso. Microsoft Planner te da mayor visibilidad y colaboración que MS To Do, sin los significativos gastos generales que conlleva el uso de MS Project.

Microsoft Planner incluye paneles con depósitos por tareas, vistas de calendario y una colección de tablas de progreso. Las tareas que se le asignan pueden ser encontradas rápidamente a través de la vista incorporada Mis tareas

Agregar un plan a un equipo

  1. De Microsoft Teams, seleccione el equipo y el canal que se asociará al plan.
  2. En el encabezado del canal, haz clic en Agregar una pestaña +.
  3. En la ventana Agregar una pestaña, seleccione Planner.
  4. En la ventana del Planner, seleccione Crear un plan, e indique un nombre para el plan. (Nota: el nombre proporcionado también se utilizará en la pestaña del canal).
  5. Haga clic en Guardar.

Cómo abrir un plan existente de los Teams

  1. De Microsoft Teams, seleccione el equipo y el canal asociado al plan.
  2. En el encabezado Teams, haz clic en la pestaña del plan.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar los blocs de notas de Teams

Comparte tus ideas con tu equipo

Añadamos una nueva herramienta a nuestras herramientas de productividad: los equipos de Microsoft.  Se puede crear un bloc de notas OneNote para cada MS Teams.  Esto significa que cualquier idea o acción que hayas guardado en OneNote puede ser fácilmente compartida con tu equipo.  Sin embargo, desde el punto de vista de la usabilidad, la interfaz de los equipos con OneNote es un poco más limitada que la versión de escritorio de OneNote. (De hecho, hasta el momento de escribir este artículo, la versión para equipos de OneNote se ha limitado a “sólo lectura” debido a que todos los usuarios trabajan desde casa debido a un coronavirus).

Sin embargo, esta falta de funcionalidad no es un problema, porque se puede acceder al mismo bloc de notas usando la aplicación OneNote del escritorio. Por lo tanto, crear el bloc de notas desde los MS Teams, pero mantener y añadir al portátil desde la versión del escritorio.  Esto proporciona la funcionalidad completa mientras se sigue colaborando con otros miembros del equipo.

Nota al margen: En el pasado, he recomendado mantener un solo bloc de notas para todas sus notas.  He abandonado este enfoque debido a las presiones sobre el rendimiento.  Sin embargo, tengo un nuevo enfoque que compartiré en un próximo post.

Creación de cuadernos de equipo

  1. De Microsoft Teams, seleccione el equipo correspondiente.
  2. Dentro del equipo, elija uno de los canales, como General.
  3. En la parte superior de Teams, seleccione Agregar una pestaña (+).
  4. En la ventana de diálogo Agregar una pestaña, elija la aplicación OneNote.
  5. Expanda el bloc de notas de equipo predeterminado haciendo clic en el triángulo junto al nombre del bloc de notas.
  6. Haga clic en el signo más (+) para crear una nueva sección.
  7. Proporcione un nombre para la nueva sección (recomendación: use el nombre del canal).
  8. Si lo desea, deje la marca (check) en “Publicar en el canal sobre esta pestaña” para notificar a los miembros del equipo que el bloc de notas ya existe.
  9. Haga clic en “Guardar”

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar Notas Rápidas

No dejes que las ideas aleatorias interrumpan tu productividad

Las buenas ideas pueden ocurrir en cualquier momento, lo cual es bueno y malo.  Mientras que la creatividad es la clave para la ventaja competitiva, todavía tienes que mantener la productividad si quieres hacer algo.  David Allen explica con gran detalle describiendo cómo la mente es para tener ideas, no para mantenerlas.

Entonces, ¿cómo despejar la cabeza sin perder estas grandes ideas?  Recomiendo el uso de Notas Rápidas.  Windows es capaz de llamar a Quick Notes desde cualquier aplicación.  Sólo tienes que usar el atajo de teclado ÿ+n. Esto hará que aparezca una ventana de notas.  Ahora, simplemente anota el pensamiento o la idea en esta nota, con la suficiente información para que puedas darle sentido más tarde – NO intentes guardar y aclarar.  Sólo guarda la idea.

Después de guardar la idea, vuelve a lo que estabas trabajando, dándole toda tu atención.

Más tarde, como en su próximo descanso o al final del día, revise sus Notas Rápidas. En este momento puedes hacer un intento inicial de aclarar la idea, ampliando y completando los detalles, de manera que puedas identificar cualquier acción que necesites hacer.

Creación de Quick Notes

  1. Desde cualquier aplicación que estés usando, usa ÿ+n.
  2. Escriba su pensamiento, idea o recordatorio en la nueva nota.
  3. Vuelva a lo que estaba haciendo.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar las notas de reunión

Antes, durante y después de las reuniones

La función de notas de reuniones de office 365 conecta el Calendario de Outlook con Microsoft OneNote. Sirve como una gran herramienta para prepararse antes de una reunión, guardar elementos de acción durante la reunión y luego revisar las notas después de la reunión.

Dentro de Microsoft Outlook, el Calendario guarda las reuniones y citas.  Al seleccionar una reunión, aparece el icono de Tomar notas de la reunión en la cinta de la barra de herramientas. Si usted es el organizador de la reunión, tiene la opción de tomar notas para todos. De lo contrario, puede optar por tomar sus propias notas.

Una vez que elija si desea compartir sus notas, Microsoft Office crea una nueva página en OneNote.  La página incluirá los detalles de la reunión como una sección de encabezado.  Debajo del encabezado, se proporciona un espacio para tomar notas.  Si tiene una tableta con lápiz, puede utilizar este espacio para tomar notas escritas a mano.

Si alguna de las notas requiere una acción, puede marcar ese elemento para su seguimiento mediante la función Tareas de Outlook.  Los elementos marcados aparecerán en la lista de tareas de Outlook y en Microsoft To Do.

La función notas de la reunión facilita la búsqueda de las notas guardadas de varias maneras.  Si tiene una estructura de OneNote bastante organizada, puede, por supuesto, navegar por las carpetas de OneNote para localizar la nota.  Si recuerda el tema de la reunión, los asistentes o las palabras clave, puede utilizar esta información en el campo de búsqueda de OneNote.  Si sabe cuándo se celebró la reunión, probablemente la forma más fácil de encontrar las Notas de la reunión sea abrir el elemento del Calendario de Outlook y hacer clic en Notas de la reunión.  Office localizará y abrirá la Nota de reunión asociada a ese elemento del Calendario. De este modo, las Notas de reunión le permiten prepararse antes de la reunión guardando sus propios elementos de debate y recordatorios.  Durante la reunión, puede anotar respuestas y otros elementos de interés. Después de la reunión, puede revisar sus notas para identificar y luego marcar cualquier elemento de acción.

Creación de notas de reunión

  1. En el Calendario de Outlook, cree o seleccione un elemento.
  2. En la ficha Reunión, haga clic en Tomar notas de la reunión.
  3. En la ventana emergente, elija si desea crear notas compartidas o tomar sus propias notas.

Office creará una Nota de la reunión en OneNote.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Correos electrónicos de bandera

Da un paso hacia la ‘bandeja de entrada a cero’

Demo de bandera

Casi todos los sistemas de productividad recomiendan mantener una bandeja de entrada de correo electrónico vacía, o casi vacía.  La sola idea de mover los correos electrónicos de la bandeja de entrada aterroriza a algunas personas.  Temen que nunca serán capaces de encontrar lo que necesitan, cuando lo necesitan.

No voy a entrar en la filosofía de la Bandeja de Entrada a Cero, ya que hay muchos sitios web que pueden cubrir el concepto en profundidad.

Para lograr una bandeja de entrada de tamaño manejable, recomiendo el uso de banderas de seguimiento dentro de Microsoft Outlook.  Estas banderas permiten marcar aquellos correos electrónicos que requieren algún tipo de acción por su parte.  Veamos un ejemplo.

Considera un correo electrónico que recibes que tiene algunas acciones específicas que debes realizar. Como se muestra en el vídeo, Alice tiene dos acciones que deben realizarse.  Rápidamente escanea las acciones y determina que no se pueden realizar en menos de dos minutos. Por lo tanto, decide abordarlas más tarde.

Para asegurarse de no dejar que estas acciones queden olvidadas, utiliza la función de seguimiento del panel de Outlook Inicio. Los valores por defecto le permiten marcarlo para Hoy, Mañana, o alguna fecha personalizada. Como necesita aclarar cuáles son exactamente las acciones, selecciona Hoy. Esto no significa que vaya a realizar las acciones hoy, pero al menos va a planear cómo va a completar estas tareas.

Una vez que seleccione Hoy, aparecerá una bandera roja en la lista de correo electrónico junto al panel de vista previa.  Ahora puede arrastrar el correo electrónico a su carpeta de archivos, confiando en que podrá encontrar ese correo electrónico más tarde.

Exactamente, ¿cómo lo encontrará más tarde?  Utiliza las carpetas de búsqueda.  La ventana de  Nueva carpeta de búsqueda le permite buscar en todas las carpetas de su cuenta de correo electrónico.  Cuando haga clic en esa carpeta, cualquier correo electrónico que haya sido marcado para su seguimiento aparecerá en esta carpeta de búsqueda. (Sin embargo, mejor no empezar con el debate de Etiquetas vs. Carpetas. Esa es una discusión para otro día).

Creación de carpetas de búsqueda

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón en Carpetas de búsqueda y elija Nueva carpeta de búsqueda…
  2. En la ventana que se abre, Seleccionar una carpeta de búsqueda, en Lectura de correo, seleccione Correo marcado para el seguimiento.
  3. Haz clic en Aceptar para cerrar la ventana que se ha abierto.
  4. En el panel de navegación, expanda Carpetas de búsqueda para mostrar la carpeta de búsqueda Para seguimiento.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.