Usar “Mi Dia” como tablero de mandos en el O365

Rastrear las actividades a través de múltiples aplicaciones

Hasta ahora, hemos guardado tareas en Microsoft To Do, Outlook, OneNote y Planner. Cada aplicación tiene sus propias cualidades que la convierten en la forma más apropiada de rastrear una acción.  Sin embargo, esto tiene el potencial de hacer la planificación diaria bastante complicada.  ¿Cómo se comprueba cada una de estas aplicaciones al comenzar el día, para asegurarse de que no se pase por alto ninguna tarea? 

Aquí es donde una característica particular, hace que Microsoft To Do realmente valga la pena.  Microsoft To Do puede recopilar todas sus tareas pendientes a través del paquete de productos de Microsoft. 

Comencemos con una función simple que realmente me ayuda psicológicamente – al principio de cada día, Mi Día está vacío.  No hay una lista abrumadora de acciones que queden de ayer, o del día anterior.  En muchas herramientas, la lista de tareas incompletas y atrasadas se sigue acumulando con el tiempo hasta que crean frustración y pueden llevar a abandonar la herramienta.  Por el contrario, la vista Mi Día en Microsoft To Do comienza limpia cada día. 

¿Qué efecto práctico tiene esto? Principalmente, el día comienza con una victoria.  En lugar de ver todo lo que queda pendiente de ayer, puedes empezar añadiendo tu Rutina Diaria a Mi Día.  Para los fanáticos de Covey, este es el Cuadrante 2, no es urgente, pero es importante. Para mí, normalmente puedo eliminar esta lista en unos treinta minutos. Esto te lleva a responder activamente a las prioridades, no en reaccionar a las crisis. 

Una vez que tengas tus tareas añadidas a Mi Día, simplemente haz clic en la marca de verificación(check)  cuando cada una esté completa.  Puedes elegir entre mostrar u ocultar las tareas completadas.  Prefiero ocultar las tareas completadas, ya que hay cierta satisfacción al ver que la lista se disuelve lentamente hasta quedar en nada. 

Una vez que todas las tareas de su primera ronda estén completas, haga clic en el botón Hoy, la bombilla en la parte superior derecha. Se abrirá un panel con una lista de tareas pendientes para añadirlas a tu vista de Mi Día. La lista incluye las tareas que deben entregarse hoy, las del pasado que aún están abiertas y las que se entregarán en breve.  Al hacer clic en el signo más (+) junto a las tareas seleccionadas, el elemento se agregará a la vista Mi Día. 

Esta lista de tareas pendientes proviene de varias fuentes.  Por ejemplo, si marcas un correo electrónico en MS Outlook, el correo electrónico aparece en MS To Do.  Si se le han asignado tareas desde MS Planner, esas tareas aparecerán en MS To Do con fechas de vencimiento.  Si marcó elementos para seguimiento en una Nota de Reunión de OneNote, esos elementos aparecen en MS To Do.  

Dado que Microsoft To Do busca en el paquete de Microsoft Office 365 para encontrar elementos de acción pendientes, usted es libre de utilizar la herramienta más adecuada en función de lo que esté haciendo cuando se entere de las tareas.  Entonces, cuando es el momento de completar esas tareas, todas pueden ser encontradas en un solo lugar – Microsoft To Do. 

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365. 

Seguimiento de las tareas del proyecto con MS Planner

Coordinar y colaborar en proyectos

Hasta ahora, hemos hecho uso de la aplicación Microsoft To Do para proporcionarnos una simple lista de tareas diarias. ¿Qué hay de los escenarios más complejos, como cuando dependes de que otros terminen sus tareas asignadas antes de que tú puedas empezar las tuyas? Si tienes verdadero dominio de MS Project, puedes recurrir a él. Sin embargo, para la mayoría de nosotros MS Project es simplemente demasiado complejo. Además, no viene con el Microsoft Office 365 estándar.

Te recomiendo que eches un vistazo a Microsoft Planner, que viene con la mayoría de las suscripciones empresariales de Office 365 y forma parte de las aplicaciones estándar que se encuentran en Microsoft Teams. Planner permite generar un conjunto de tareas, típicamente relacionadas con un solo proyecto o esfuerzo. Puede asignar estas tareas a los miembros del equipo y luego hacer un seguimiento del progreso. Microsoft Planner te da mayor visibilidad y colaboración que MS To Do, sin los significativos gastos generales que conlleva el uso de MS Project.

Microsoft Planner incluye paneles con depósitos por tareas, vistas de calendario y una colección de tablas de progreso. Las tareas que se le asignan pueden ser encontradas rápidamente a través de la vista incorporada Mis tareas

Agregar un plan a un equipo

  1. De Microsoft Teams, seleccione el equipo y el canal que se asociará al plan.
  2. En el encabezado del canal, haz clic en Agregar una pestaña +.
  3. En la ventana Agregar una pestaña, seleccione Planner.
  4. En la ventana del Planner, seleccione Crear un plan, e indique un nombre para el plan. (Nota: el nombre proporcionado también se utilizará en la pestaña del canal).
  5. Haga clic en Guardar.

Cómo abrir un plan existente de los Teams

  1. De Microsoft Teams, seleccione el equipo y el canal asociado al plan.
  2. En el encabezado Teams, haz clic en la pestaña del plan.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar los blocs de notas de Teams

Comparte tus ideas con tu equipo

Añadamos una nueva herramienta a nuestras herramientas de productividad: los equipos de Microsoft.  Se puede crear un bloc de notas OneNote para cada MS Teams.  Esto significa que cualquier idea o acción que hayas guardado en OneNote puede ser fácilmente compartida con tu equipo.  Sin embargo, desde el punto de vista de la usabilidad, la interfaz de los equipos con OneNote es un poco más limitada que la versión de escritorio de OneNote. (De hecho, hasta el momento de escribir este artículo, la versión para equipos de OneNote se ha limitado a “sólo lectura” debido a que todos los usuarios trabajan desde casa debido a un coronavirus).

Sin embargo, esta falta de funcionalidad no es un problema, porque se puede acceder al mismo bloc de notas usando la aplicación OneNote del escritorio. Por lo tanto, crear el bloc de notas desde los MS Teams, pero mantener y añadir al portátil desde la versión del escritorio.  Esto proporciona la funcionalidad completa mientras se sigue colaborando con otros miembros del equipo.

Nota al margen: En el pasado, he recomendado mantener un solo bloc de notas para todas sus notas.  He abandonado este enfoque debido a las presiones sobre el rendimiento.  Sin embargo, tengo un nuevo enfoque que compartiré en un próximo post.

Creación de cuadernos de equipo

  1. De Microsoft Teams, seleccione el equipo correspondiente.
  2. Dentro del equipo, elija uno de los canales, como General.
  3. En la parte superior de Teams, seleccione Agregar una pestaña (+).
  4. En la ventana de diálogo Agregar una pestaña, elija la aplicación OneNote.
  5. Expanda el bloc de notas de equipo predeterminado haciendo clic en el triángulo junto al nombre del bloc de notas.
  6. Haga clic en el signo más (+) para crear una nueva sección.
  7. Proporcione un nombre para la nueva sección (recomendación: use el nombre del canal).
  8. Si lo desea, deje la marca (check) en “Publicar en el canal sobre esta pestaña” para notificar a los miembros del equipo que el bloc de notas ya existe.
  9. Haga clic en “Guardar”

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar Notas Rápidas

No dejes que las ideas aleatorias interrumpan tu productividad

Las buenas ideas pueden ocurrir en cualquier momento, lo cual es bueno y malo.  Mientras que la creatividad es la clave para la ventaja competitiva, todavía tienes que mantener la productividad si quieres hacer algo.  David Allen explica con gran detalle describiendo cómo la mente es para tener ideas, no para mantenerlas.

Entonces, ¿cómo despejar la cabeza sin perder estas grandes ideas?  Recomiendo el uso de Notas Rápidas.  Windows es capaz de llamar a Quick Notes desde cualquier aplicación.  Sólo tienes que usar el atajo de teclado ÿ+n. Esto hará que aparezca una ventana de notas.  Ahora, simplemente anota el pensamiento o la idea en esta nota, con la suficiente información para que puedas darle sentido más tarde – NO intentes guardar y aclarar.  Sólo guarda la idea.

Después de guardar la idea, vuelve a lo que estabas trabajando, dándole toda tu atención.

Más tarde, como en su próximo descanso o al final del día, revise sus Notas Rápidas. En este momento puedes hacer un intento inicial de aclarar la idea, ampliando y completando los detalles, de manera que puedas identificar cualquier acción que necesites hacer.

Creación de Quick Notes

  1. Desde cualquier aplicación que estés usando, usa ÿ+n.
  2. Escriba su pensamiento, idea o recordatorio en la nueva nota.
  3. Vuelva a lo que estaba haciendo.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar las notas de reunión

Antes, durante y después de las reuniones

La función de notas de reuniones de office 365 conecta el Calendario de Outlook con Microsoft OneNote. Sirve como una gran herramienta para prepararse antes de una reunión, guardar elementos de acción durante la reunión y luego revisar las notas después de la reunión.

Dentro de Microsoft Outlook, el Calendario guarda las reuniones y citas.  Al seleccionar una reunión, aparece el icono de Tomar notas de la reunión en la cinta de la barra de herramientas. Si usted es el organizador de la reunión, tiene la opción de tomar notas para todos. De lo contrario, puede optar por tomar sus propias notas.

Una vez que elija si desea compartir sus notas, Microsoft Office crea una nueva página en OneNote.  La página incluirá los detalles de la reunión como una sección de encabezado.  Debajo del encabezado, se proporciona un espacio para tomar notas.  Si tiene una tableta con lápiz, puede utilizar este espacio para tomar notas escritas a mano.

Si alguna de las notas requiere una acción, puede marcar ese elemento para su seguimiento mediante la función Tareas de Outlook.  Los elementos marcados aparecerán en la lista de tareas de Outlook y en Microsoft To Do.

La función notas de la reunión facilita la búsqueda de las notas guardadas de varias maneras.  Si tiene una estructura de OneNote bastante organizada, puede, por supuesto, navegar por las carpetas de OneNote para localizar la nota.  Si recuerda el tema de la reunión, los asistentes o las palabras clave, puede utilizar esta información en el campo de búsqueda de OneNote.  Si sabe cuándo se celebró la reunión, probablemente la forma más fácil de encontrar las Notas de la reunión sea abrir el elemento del Calendario de Outlook y hacer clic en Notas de la reunión.  Office localizará y abrirá la Nota de reunión asociada a ese elemento del Calendario. De este modo, las Notas de reunión le permiten prepararse antes de la reunión guardando sus propios elementos de debate y recordatorios.  Durante la reunión, puede anotar respuestas y otros elementos de interés. Después de la reunión, puede revisar sus notas para identificar y luego marcar cualquier elemento de acción.

Creación de notas de reunión

  1. En el Calendario de Outlook, cree o seleccione un elemento.
  2. En la ficha Reunión, haga clic en Tomar notas de la reunión.
  3. En la ventana emergente, elija si desea crear notas compartidas o tomar sus propias notas.

Office creará una Nota de la reunión en OneNote.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Correos electrónicos de bandera

Da un paso hacia la ‘bandeja de entrada a cero’

Demo de bandera

Casi todos los sistemas de productividad recomiendan mantener una bandeja de entrada de correo electrónico vacía, o casi vacía.  La sola idea de mover los correos electrónicos de la bandeja de entrada aterroriza a algunas personas.  Temen que nunca serán capaces de encontrar lo que necesitan, cuando lo necesitan.

No voy a entrar en la filosofía de la Bandeja de Entrada a Cero, ya que hay muchos sitios web que pueden cubrir el concepto en profundidad.

Para lograr una bandeja de entrada de tamaño manejable, recomiendo el uso de banderas de seguimiento dentro de Microsoft Outlook.  Estas banderas permiten marcar aquellos correos electrónicos que requieren algún tipo de acción por su parte.  Veamos un ejemplo.

Considera un correo electrónico que recibes que tiene algunas acciones específicas que debes realizar. Como se muestra en el vídeo, Alice tiene dos acciones que deben realizarse.  Rápidamente escanea las acciones y determina que no se pueden realizar en menos de dos minutos. Por lo tanto, decide abordarlas más tarde.

Para asegurarse de no dejar que estas acciones queden olvidadas, utiliza la función de seguimiento del panel de Outlook Inicio. Los valores por defecto le permiten marcarlo para Hoy, Mañana, o alguna fecha personalizada. Como necesita aclarar cuáles son exactamente las acciones, selecciona Hoy. Esto no significa que vaya a realizar las acciones hoy, pero al menos va a planear cómo va a completar estas tareas.

Una vez que seleccione Hoy, aparecerá una bandera roja en la lista de correo electrónico junto al panel de vista previa.  Ahora puede arrastrar el correo electrónico a su carpeta de archivos, confiando en que podrá encontrar ese correo electrónico más tarde.

Exactamente, ¿cómo lo encontrará más tarde?  Utiliza las carpetas de búsqueda.  La ventana de  Nueva carpeta de búsqueda le permite buscar en todas las carpetas de su cuenta de correo electrónico.  Cuando haga clic en esa carpeta, cualquier correo electrónico que haya sido marcado para su seguimiento aparecerá en esta carpeta de búsqueda. (Sin embargo, mejor no empezar con el debate de Etiquetas vs. Carpetas. Esa es una discusión para otro día).

Creación de carpetas de búsqueda

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho del ratón en Carpetas de búsqueda y elija Nueva carpeta de búsqueda…
  2. En la ventana que se abre, Seleccionar una carpeta de búsqueda, en Lectura de correo, seleccione Correo marcado para el seguimiento.
  3. Haz clic en Aceptar para cerrar la ventana que se ha abierto.
  4. En el panel de navegación, expanda Carpetas de búsqueda para mostrar la carpeta de búsqueda Para seguimiento.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar recordatorios semanales

Mantenerse al día con las tareas menos frecuentes

Además de las rutinas diarias, probablemente tienes tareas que realizas regularmente, pero no todos los días.  Para mantenerte al tanto de ellas, añádelas a una lista junto con una frecuencia apropiada.

Para crear la lista, haz lo siguiente:

  1. Con MS To Do abierto, en el panel de la izquierda, haz clic en +Nueva Lista.
  2. Renombre la lista como corresponda (Otras recurrentes, Tareas semanales, Tareas mensuales, etc.), y opcionalmente añada un icono.
  3. Utilice la lista de nuevos elementos de la parte inferior para agregar las tareas que desea realizar regularmente.
  4. Haga clic en cada elemento para abrir el panel de edición de la derecha.
  5. Establezca una frecuencia de repetición.
  6. Establezca la primera fecha en la que debe realizarse la tarea.

Estas tareas aparecerán ahora en las tareas de Hoy (la bombilla en la esquina superior izquierda en la vista Mi Día/My Day), basadas en su fecha de vencimiento.

Un giro a este concepto: Recordemos que el perro de Pavlov demostró que la mejor manera de fomentar un comportamiento deseado es con un refuerzo irregular.  Podemos poner esto en práctica usando nuestros recordatorios semanales.  Sin embargo, en este caso cambiamos el día cada semana. 

Por ejemplo, considere que su compañía puede requerir que el personal cierre sus pantallas antes de dejar sus escritorios.  Para ayudar a mantener esto, puede realizar un recorrido semanal para verificar el cumplimiento.  Así, usted establece un recordatorio con una frecuencia de Semanal.  En este caso, después de completar el recorrido, cambie el día de la semana para el siguiente recorrido.  Lo más importante es que se asegure de informar los resultados de sus recorridos al equipo de manera positiva para fomentar el cumplimiento continuo.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Empieza “Mi día” con una rutina diaria

El segundo consejo lleva los “objetivos principales” un paso más allá. Además de los temas que cambian día a día, hay tareas que debes realizar al principio de cada día. Registrar estas tareas sirve al menos para dos propósitos.

Para empezar, te hace empezar el día de forma proactiva en vez de reactiva. Por ejemplo, tu primera tarea rutinaria puede ser revisar tu calendario, echar un vistazo a las reuniones que tengas ese día. De esta manera, no te sorprenderá cuando te recuerden en medio del almuerzo una reunión que hayas olvidado que comienza en quince minutos.

Una rutina también permite hacer todas esas pequeñas tareas del día desde el principio. Por ejemplo, puedes poner el teléfono en silencio al principio de la jornada laboral para no molestar a los demás. O, tal vez pongas el teléfono en silencio cuando estés en casa para evitar despertar a toda la casa cuando suene a las dos de la mañana. De cualquier manera, puedes añadir “comprobar el volumen del teléfono” como una tarea que haces a primera hora de la mañana.

Para crear su rutina diaria, haga lo siguiente:

  1. Con MS To Do abierto, en el panel de la izquierda, haz clic en +Nueva Lista (+New List).
  2. Cambie el nombre de la lista a Rutina diaria, y opcionalmente añada un icono.
  3. Utilice la lista de elementos nuevos que se encuentra en la parte inferior para agregar las tareas que desea realizar todos los días.
  4. Haz clic en cada elemento para abrir el panel de edición de la derecha.
  5. Establece una frecuencia de repetición. Para los elementos “diarios”, puedes elegir entre “Diario” o “Días de la semana”.

Para usar la lista, haga lo siguiente cada mañana:

  1. Seleccionar todos los elementos (Ctrl+A).
  2. Haz clic con el botón derecho del ratón y elige Añadir a mi día.
  3. Marque cada elemento a medida que trabaja en su rutina diaria.

A medida que uses este consejo con regularidad, es probable que empieces a encontrar muchos elementos que te ayuden a empezar el día con fuerza. Cuando eso suceda, simplemente añádelo a tu rutina diaria. Personalmente, he notado una gran diferencia en mi satisfacción diaria cuando empecé con mi rutina de trabajo. Los días en que tengo que combatir numerosos problemas desde el principio parecen eternos, y me hacen sentir que estoy descuidando las cosas “importantes pero no urgentes”.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Capturar las cosas importantes desde el principio

Usa MS To Do “Mi Dia” para capturar los objetivos más importantes de cada día.

La productividad puede comenzar antes de llegar a su lugar de trabajo. Mucha gente comienza a contemplar su día a los pocos minutos de que suene la alarma por la mañana. A menudo tenemos momentos de claridad antes de que nos envuelva la “niebla de la guerra”. No es raro que vea claramente lo que quiero lograr hoy antes de tomar mi primera taza de café, sólo para perder esa visión durante el camino al trabajo cada mañana.

El primer consejo es usar “Mi Dia” de Microsoft para capturar tu objetivo principal al comienzo de cada día. Esto es básicamente lo que Stephen Covey se refiere como una herramienta de gestión del tiempo de ““>Microsoft To Do para capturar esas acciones. Aunque estas tareas son probablemente “tácticas” (o no podrías terminarlas al final del día), deberían ser de naturaleza estratégica – tal vez un pequeño paso hacia un objetivo mucho más grande y a largo plazo que quieres lograr.

Al usar To Do, tu lista está disponible en tu escritorio, en tu tableta e incluso en tu teléfono. Así, mientras prepara su taza de café matutina, puede usar su teléfono para capturar fácilmente esas cosas que definitivamente va a hacer una vez que llegue a su oficina. Porque una vez que llegas a tu escritorio, no hay forma de saber qué problemas te distraerán de ser realmente efectivo hoy.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Afilando la sierra

Hace un año descubrí que aunque el método que estaba usando con OneNote estaba funcionando bien , ciertamente no era tan efectivo como yo necesitaba que lo fuera. Así fue como las recomendaciones dadas previamente se acumularon con el uso regular:

  • Mantenlo tontamente simple – A medida que la cantidad de datos capturados aumentaba, el enfoque de minimalismo del cuaderno simplemente no funcionaba.
  • Quick Notes como bandeja de entrada – Esto funcionó bien, con Quick Notes convirtiéndose en el sistema de procesamiento para casi todo.
  • Configurar “Send to ” – Así que, si Quick Notes sigue siendo una buena idea, todavía tenemos que configurar la función “Send to”.
  • Usar Notas de la Reunión – Sigue siendo una buena idea.
  • Etiquetar acciones – Las acciones todavía necesitan ser etiquetadas, pero las banderas personalizadas (incluso algunas) se convirtieron en una carga de mantenimiento.
  • Acciones de fecha – Para aprovechar las clases, tuvimos que cambiar la configuración del sistema para las fechas. Esto tuvo algún impacto en otras aplicaciones, como Excel.
  • Buscar personas, lugares y cosas – Sigue siendo una buena idea, especialmente si se compara con una plétora de etiquetas personalizadas.
  • Mantener OneNote en OneDrive – En su mayor parte sí, pero en sí mismo no es adecuado para compartir y colaborar.
  • Rutinas diarias – Sigue siendo una parte clave para mantenerse productivo.
  • Diario de trabajo – Resulta ser una herramienta personal que no necesariamente se aplica a todo el mundo.

Por lo tanto, me comprometí en el año 2019 a experimentar para reconstruir mi proceso de productividad con el fin de abordar estos puntos débiles. Ahora, la lista parece más bien la siguiente:

En las próximas semanas publicaré más sobre cada uno de estos puntos.