Zettelkasten and OneNote

Experimenting with the Zettelkasten concept with OneNote. Highlights of my OneNote adaptation:

  1. Archive – This consists of all the pages within OneNote.
  2. References – This is a separate OneNote notebook, labeled Zettel.

So far, Zettel is primarily an index of keywords used in the archive (i.e., OneNote). When a note requires the use of a keyword, using Ctrl+k allows a quick search for the Zettel page, when then embeds as a link on the note.

If this is the first time that keyword has been used within a notebook, that notebook name is added to the Zettel page.

Benefits after just a week of testing:

  1. The process generates a standardized list of keywords, making searches more productive. For example, notes always use Triple Bottom Line, at least the first time it appears on a page, rather than TBL. Thus, a search for Triple Bottom Line should find all relevant pages.
  2. Zettel pages contain a list of all notebooks that use a particular keyword. Since a closed notebook does not show up in searches (at least not reliably), looking at the Zettel pages shows what specific notebooks need to be open for a complete set of relevant search results.

This approach is not completely aligned with the purest Zettelkasten, but so far it has been a good place to start.

Save OneNote Searches

A very rough workaround

OneNote used to have a feature where you could save search results as a OneNote page. However, that feature is no longer in the production version.

I stumbled across a very rough workaround for this. This works best for ON16, since the search results are a bit more compact.

  1. Use the search function to find the pages of interest, such as History > Recent Edits > Since Yesterday…
  2. Expand the window as necessary to see the full list.
  3. Use the Snipping Tool to grab a screen shot of the search results.
  4. Paste the screen shot into a OneNote page.
  5. Optional
    • Right-click the image and select Copy Text from Picture.
    • Paste the text into the OneNote page.
    • Delete the screen shot.

The page list will not be ‘clickable’ per se, however, you now have the page titles. You can now copy the page title of interest and enter that into the search field. The page of interest will come back at the top of the results, within the “In title” group.

Usar los blocs de notas de Teams

Comparte tus ideas con tu equipo

Añadamos una nueva herramienta a nuestras herramientas de productividad: los equipos de Microsoft.  Se puede crear un bloc de notas OneNote para cada MS Teams.  Esto significa que cualquier idea o acción que hayas guardado en OneNote puede ser fácilmente compartida con tu equipo.  Sin embargo, desde el punto de vista de la usabilidad, la interfaz de los equipos con OneNote es un poco más limitada que la versión de escritorio de OneNote. (De hecho, hasta el momento de escribir este artículo, la versión para equipos de OneNote se ha limitado a “sólo lectura” debido a que todos los usuarios trabajan desde casa debido a un coronavirus).

Sin embargo, esta falta de funcionalidad no es un problema, porque se puede acceder al mismo bloc de notas usando la aplicación OneNote del escritorio. Por lo tanto, crear el bloc de notas desde los MS Teams, pero mantener y añadir al portátil desde la versión del escritorio.  Esto proporciona la funcionalidad completa mientras se sigue colaborando con otros miembros del equipo.

Nota al margen: En el pasado, he recomendado mantener un solo bloc de notas para todas sus notas.  He abandonado este enfoque debido a las presiones sobre el rendimiento.  Sin embargo, tengo un nuevo enfoque que compartiré en un próximo post.

Creación de cuadernos de equipo

  1. De Microsoft Teams, seleccione el equipo correspondiente.
  2. Dentro del equipo, elija uno de los canales, como General.
  3. En la parte superior de Teams, seleccione Agregar una pestaña (+).
  4. En la ventana de diálogo Agregar una pestaña, elija la aplicación OneNote.
  5. Expanda el bloc de notas de equipo predeterminado haciendo clic en el triángulo junto al nombre del bloc de notas.
  6. Haga clic en el signo más (+) para crear una nueva sección.
  7. Proporcione un nombre para la nueva sección (recomendación: use el nombre del canal).
  8. Si lo desea, deje la marca (check) en “Publicar en el canal sobre esta pestaña” para notificar a los miembros del equipo que el bloc de notas ya existe.
  9. Haga clic en “Guardar”

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Use Teams Notebooks

Share your ideas with your team

Let’s add a new tool to our productivity toolbox – Microsoft Teams.  A OneNote notebook can be created for each MS Team.  This means that any idea or action item you captured within OneNote can easily be shared out to your team.  However, from a usability standpoint, the Teams interface with OneNote is a bit more limited than the desktop version of OneNote. (In fact, as of this writing, the Teams version of OneNote has been limited to ‘read only’ due to all of the users working from home because of the coronavirus outbreak.)

This lack of functionality is not a problem though, because the very same notebook can be accessed using the OneNote desktop application. So, create the notebook from MS Teams, but maintain and add to the notebook from the desktop version.  This provides the full functionality while still collaborating with other team members.

Side note: In the past, I have recommended keeping to a single notebook for all of your notes.  I have abandoned this approach due to the strains on performance.  I will share my new, evolved philosophy in a later post.

Creating Team Notebooks

  1. From Microsoft Teams, select the relevant Team.
  2. Within the Team, choose one of the Channels, such as General.
  3. In the Teams ribbon, click the plus sign (+) to add a tab.
  4. In the Add a tab dialog window, choose the OneNote application.
  5. Expand the default team notebook by clicking on the triangle next to the notebook name.
  6. Click the plus sign (+) for Create New Section.
  7. Provide a name for the new section (recommendation: use the name of the channel).
  8. If desired, leave the check in ‘Post to the channel about this tab’ to notify team members that the notebook now exists.
  9. Click Save.

This is part of a series on productivity using Office 365.

Use Quick Notes

Don’t let random ideas interrupt your productivity

Good ideas can happen at any time – which is good and bad.  While creativity is key to competitive advantage, you still have to maintain productivity if you want to get anything done.  David Allen goes into great detail describing how the mind is for having ideas, not holding them.

So, how to clear your head without losing these great ideas?  I recommend the use of Quick Notes.  Windows is able to call up Quick Notes from any application.  You just have to use the keyboard shortcut ÿ+n (Windows key and the letter n). This will pop up a stickie-note window.  Now, simply jot down the thought or idea on this note, with just enough information that you can make sense of it later – do NOT try to capture and clarify.  Just capture the idea.

After capturing the idea, go back to whatever you were working on, giving it your full attention.

Later, such as your next break or at the end of the day, review your Quick Notes. At this time you can make an initial attempt at clarifying the idea, expanding and filling in details such you can identify any actions that you need to take.

Creating Quick Notes

  1. From whatever application you are using, use ÿ+n.
  2. Type your thought, idea or reminder on the new note.
  3. Return to whatever you were doing.

This is part of a series on productivity using Office 365.

Usar Notas Rápidas

No dejes que las ideas aleatorias interrumpan tu productividad

Las buenas ideas pueden ocurrir en cualquier momento, lo cual es bueno y malo.  Mientras que la creatividad es la clave para la ventaja competitiva, todavía tienes que mantener la productividad si quieres hacer algo.  David Allen explica con gran detalle describiendo cómo la mente es para tener ideas, no para mantenerlas.

Entonces, ¿cómo despejar la cabeza sin perder estas grandes ideas?  Recomiendo el uso de Notas Rápidas.  Windows es capaz de llamar a Quick Notes desde cualquier aplicación.  Sólo tienes que usar el atajo de teclado ÿ+n. Esto hará que aparezca una ventana de notas.  Ahora, simplemente anota el pensamiento o la idea en esta nota, con la suficiente información para que puedas darle sentido más tarde – NO intentes guardar y aclarar.  Sólo guarda la idea.

Después de guardar la idea, vuelve a lo que estabas trabajando, dándole toda tu atención.

Más tarde, como en su próximo descanso o al final del día, revise sus Notas Rápidas. En este momento puedes hacer un intento inicial de aclarar la idea, ampliando y completando los detalles, de manera que puedas identificar cualquier acción que necesites hacer.

Creación de Quick Notes

  1. Desde cualquier aplicación que estés usando, usa ÿ+n.
  2. Escriba su pensamiento, idea o recordatorio en la nueva nota.
  3. Vuelva a lo que estaba haciendo.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar las notas de reunión

Antes, durante y después de las reuniones

La función de notas de reuniones de office 365 conecta el Calendario de Outlook con Microsoft OneNote. Sirve como una gran herramienta para prepararse antes de una reunión, guardar elementos de acción durante la reunión y luego revisar las notas después de la reunión.

Dentro de Microsoft Outlook, el Calendario guarda las reuniones y citas.  Al seleccionar una reunión, aparece el icono de Tomar notas de la reunión en la cinta de la barra de herramientas. Si usted es el organizador de la reunión, tiene la opción de tomar notas para todos. De lo contrario, puede optar por tomar sus propias notas.

Una vez que elija si desea compartir sus notas, Microsoft Office crea una nueva página en OneNote.  La página incluirá los detalles de la reunión como una sección de encabezado.  Debajo del encabezado, se proporciona un espacio para tomar notas.  Si tiene una tableta con lápiz, puede utilizar este espacio para tomar notas escritas a mano.

Si alguna de las notas requiere una acción, puede marcar ese elemento para su seguimiento mediante la función Tareas de Outlook.  Los elementos marcados aparecerán en la lista de tareas de Outlook y en Microsoft To Do.

La función notas de la reunión facilita la búsqueda de las notas guardadas de varias maneras.  Si tiene una estructura de OneNote bastante organizada, puede, por supuesto, navegar por las carpetas de OneNote para localizar la nota.  Si recuerda el tema de la reunión, los asistentes o las palabras clave, puede utilizar esta información en el campo de búsqueda de OneNote.  Si sabe cuándo se celebró la reunión, probablemente la forma más fácil de encontrar las Notas de la reunión sea abrir el elemento del Calendario de Outlook y hacer clic en Notas de la reunión.  Office localizará y abrirá la Nota de reunión asociada a ese elemento del Calendario. De este modo, las Notas de reunión le permiten prepararse antes de la reunión guardando sus propios elementos de debate y recordatorios.  Durante la reunión, puede anotar respuestas y otros elementos de interés. Después de la reunión, puede revisar sus notas para identificar y luego marcar cualquier elemento de acción.

Creación de notas de reunión

  1. En el Calendario de Outlook, cree o seleccione un elemento.
  2. En la ficha Reunión, haga clic en Tomar notas de la reunión.
  3. En la ventana emergente, elija si desea crear notas compartidas o tomar sus propias notas.

Office creará una Nota de la reunión en OneNote.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Use Meeting Notes

Before, during and after meetings

The meeting notes feature of Office 365 connects Outlook Calendar with Microsoft OneNote. It serves as a great tool for preparing prior to a meeting, capturing action items during the meeting and then reviewing notes after the meeting.

Within Microsoft Outlook, Calendar captures meetings and appointments.  When you select a meeting, the Meeting Notes icon displays in the toolbar ribbon. If you are the meeting organizer, you have the option of taking notes for everyone. Otherwise, you can choose to take notes just for yourself.

Once you choose whether to share your notes, Microsoft Office creates a new page in OneNote.  The page will include the meeting details as a header section.  Below the header, a space is provided for taking notes.  If you have a tablet with pen capabilities, you can use this space to capture handwritten notes.

If any of the notes represents an action, you can flag that item for follow-up using the Outlook Tasks feature.  Flag items will show up in the Outlook Task list and in Microsoft To Do.

The Meeting Notes feature makes it easy to find your captured notes in multiple ways.  If you have a fairly organized OneNote structure, you can of course browse through your OneNote folders to locate the note.  If you recall the meeting subject, attendees or key words, you can use this information in the OneNote Search field.  If you know when the meeting occurred, probably the easiest way to find the Meeting Notes is to open the Outlook Calendar item and click Meeting Notes.  Office will then locate and open the Meeting Note associated with that Calendar item.

Thus, Meeting Notes allows you to prepare before the meeting by capturing your own discussion items and reminders.  During the meeting, you can capture responses and other items of interest. After the meeting, you can review your notes to identify and then flag any action items.

Creating Meeting Notes

  1. In Outlook Calendar, create or select an item.
  2. In the Meeting tab, click on Meeting Notes.
  3. In the pop-up window, choose whether to create shared notes or to take notes on your own.

Office creates a Meeting Note in OneNote.

This is part of a series on productivity using Office 365.

Sharpening the Saw

I vowed to use 2019 as an experiment in rebuilding my productivity process in order to address these weak points.

A year ago I found that although the method I was using with OneNote was not necessarily broken, it certainly was not as effective as I needed it to be.  Here is how the original recommendations stacked up with regular usage:

  • Keep It Stupidly Simple – As the amount of data captured increased, the notebook-minimalism approach just did not work.
  • Quick Notes as the Inbox – This worked well, with Quick Notes becoming the clearing house for nearly everything.
  • Set Up Send To – So, if Quick Notes is still a good idea, we still need to set up the Send To feature.
  • Use Meeting Notes – Still a good idea.
  • Tag Actions – Actions still need to be tagged, but custom flags (even a few) became a maintenance burden.
  • Date Actions – To take advantage of sorts, we had to change our system settings for dates.  This had some impact on other applications, such as Excel.
  • Search People, Place and Things – Still a good idea, especially if compared to a plethora of custom tags.
  • Keep OneNote on OneDrive – Mostly yes, but in itself it is not adequate for sharing and collaboration.
  • Daily Routines – Still a key part of staying productive.
  • Work Journal – This turns out to be a personal tool that does not necessarily apply to everyone.

So, I committed to use 2019 as an experiment in rebuilding my productivity process in order to address these weak points.  Now, the list looks more like:

In the coming weeks I will be posting more about each of these.

Afilando la sierra

Hace un año descubrí que aunque el método que estaba usando con OneNote estaba funcionando bien , ciertamente no era tan efectivo como yo necesitaba que lo fuera. Así fue como las recomendaciones dadas previamente se acumularon con el uso regular:

  • Mantenlo tontamente simple – A medida que la cantidad de datos capturados aumentaba, el enfoque de minimalismo del cuaderno simplemente no funcionaba.
  • Quick Notes como bandeja de entrada – Esto funcionó bien, con Quick Notes convirtiéndose en el sistema de procesamiento para casi todo.
  • Configurar “Send to ” – Así que, si Quick Notes sigue siendo una buena idea, todavía tenemos que configurar la función “Send to”.
  • Usar Notas de la Reunión – Sigue siendo una buena idea.
  • Etiquetar acciones – Las acciones todavía necesitan ser etiquetadas, pero las banderas personalizadas (incluso algunas) se convirtieron en una carga de mantenimiento.
  • Acciones de fecha – Para aprovechar las clases, tuvimos que cambiar la configuración del sistema para las fechas. Esto tuvo algún impacto en otras aplicaciones, como Excel.
  • Buscar personas, lugares y cosas – Sigue siendo una buena idea, especialmente si se compara con una plétora de etiquetas personalizadas.
  • Mantener OneNote en OneDrive – En su mayor parte sí, pero en sí mismo no es adecuado para compartir y colaborar.
  • Rutinas diarias – Sigue siendo una parte clave para mantenerse productivo.
  • Diario de trabajo – Resulta ser una herramienta personal que no necesariamente se aplica a todo el mundo.

Por lo tanto, me comprometí en el año 2019 a experimentar para reconstruir mi proceso de productividad con el fin de abordar estos puntos débiles. Ahora, la lista parece más bien la siguiente:

En las próximas semanas publicaré más sobre cada uno de estos puntos.