Automatizar la planificación de reuniones

Usar los flujos de trabajo para crear listas de control de preparación para las reuniones

Con el confinamiento actual, estoy teniendo bastantes videoconferencias.  Antes de estas reuniones, hay algunos pasos que doy para que la reunión sea lo más productiva posible.  Por ejemplo:

  • Verificar la fecha, la hora y el lugar
  • Verificar asistentes a la reunión
  • Crear una nota de reunión
  • Sincronizar los documentos relevantes al iPad
  • Sincronizar el portátil OneNote con el iPad
  • Comprobar el funcionamiento del software de teleconferencia

Normalmente, uso Microsoft To-Do para ayudarme con la lista de control.  Eso significa que tengo que crear cada una de estas tareas antes de la reunión con suficiente tiempo de antelación para evitar las prisas de última hora.  Para facilitar esto, puedo usar un flujo de trabajo en Microsoft Power Automate que crea estas tareas para las próximas reuniones.

Microsoft Power Automate (antes Flow) permite crear flujos de trabajo automatizados, en particular entre las aplicaciones de Microsoft Office.  En este caso, quiero crear un flujo de trabajo que cree elementos en Tareas pendientes siempre que aparezca una reunión en mi calendario en Outlook.

Para crear el flujo de trabajo, voy a la página de Office 365 y utilizo el ‘waffle’ de la esquina superior izquierda para elegir Power Automate.  En el menú de la izquierda, selecciono Crear.

En este caso, a fecha de este escrito, no hay ninguna plantilla que incluya tareas pendientes. Por lo tanto, tendremos que crear el flujo de trabajo desde Iniciar desde cero y luego elegir Flujo automatizado.

En la siguiente pantalla le damos un nombre al flujo y elegimos el desencadenante del flujo.  Busca evento y desplázate hacia abajo hasta Cuando se crea un nuevo evento.  La ventana cambia al editor de flujo, con el desencadenante de Outlook en la parte superior.  Dentro de este primer paso (el desencadenante), escoge el calendario que queremos monitorizar.  Ahora podemos decirle a Power Automate lo que queremos que haga cuando se active.

Haz clic en +Nuevo paso, lo que nos permite elegir la acción.  Queremos usar la acción Agregar una tarea de Microsoft To-Do.  En el campo Asunto, introduzca nuestro primer elemento Verificar la hora y el lugar de la reunión. Para la Fecha de vencimiento, vamos a utilizar un poco de matemáticas para que esto ocurra el día antes de la reunión. Coloca el cursor en el campo Fecha de vencimiento y haz clic en Expresión.  Ahora desplácese hacia abajo hasta Fecha y hora y elija addDays. En el editor de expresiones, coloque el cursor entre los paréntesis y haga clic en Contenido dinámico.  Dado que deseamos iniciar la tarea el día anterior a la reunión, agregamos -1 a la expresión y hacemos clic en Aceptar. La fórmula resultante:

addDays(triggerBody()?['start'],-1)

Como tendremos múltiples reuniones en nuestro calendario, querremos saber cuál necesitamos verificar.  Para ello, introducimos el asunto de la reunión en el campo Cuerpo Contenido

 Ahora hacemos clic en Guardar y luego usamos el Comprobador de flujo para encontrar cualquier problema obvio. Si no hay problemas, podemos probar el flujo con un Evento de Prueba en el calendario que elegimos activar.

Eso es lo básico.  Si quieres crear elementos para todo lo que está en la lista de preparación, puedes añadir un nuevo paso al flujo para cada elemento.

Usar “Mi Dia” como tablero de mandos en el O365

Rastrear las actividades a través de múltiples aplicaciones

Hasta ahora, hemos guardado tareas en Microsoft To Do, Outlook, OneNote y Planner. Cada aplicación tiene sus propias cualidades que la convierten en la forma más apropiada de rastrear una acción.  Sin embargo, esto tiene el potencial de hacer la planificación diaria bastante complicada.  ¿Cómo se comprueba cada una de estas aplicaciones al comenzar el día, para asegurarse de que no se pase por alto ninguna tarea? 

Aquí es donde una característica particular, hace que Microsoft To Do realmente valga la pena.  Microsoft To Do puede recopilar todas sus tareas pendientes a través del paquete de productos de Microsoft. 

Comencemos con una función simple que realmente me ayuda psicológicamente – al principio de cada día, Mi Día está vacío.  No hay una lista abrumadora de acciones que queden de ayer, o del día anterior.  En muchas herramientas, la lista de tareas incompletas y atrasadas se sigue acumulando con el tiempo hasta que crean frustración y pueden llevar a abandonar la herramienta.  Por el contrario, la vista Mi Día en Microsoft To Do comienza limpia cada día. 

¿Qué efecto práctico tiene esto? Principalmente, el día comienza con una victoria.  En lugar de ver todo lo que queda pendiente de ayer, puedes empezar añadiendo tu Rutina Diaria a Mi Día.  Para los fanáticos de Covey, este es el Cuadrante 2, no es urgente, pero es importante. Para mí, normalmente puedo eliminar esta lista en unos treinta minutos. Esto te lleva a responder activamente a las prioridades, no en reaccionar a las crisis. 

Una vez que tengas tus tareas añadidas a Mi Día, simplemente haz clic en la marca de verificación(check)  cuando cada una esté completa.  Puedes elegir entre mostrar u ocultar las tareas completadas.  Prefiero ocultar las tareas completadas, ya que hay cierta satisfacción al ver que la lista se disuelve lentamente hasta quedar en nada. 

Una vez que todas las tareas de su primera ronda estén completas, haga clic en el botón Hoy, la bombilla en la parte superior derecha. Se abrirá un panel con una lista de tareas pendientes para añadirlas a tu vista de Mi Día. La lista incluye las tareas que deben entregarse hoy, las del pasado que aún están abiertas y las que se entregarán en breve.  Al hacer clic en el signo más (+) junto a las tareas seleccionadas, el elemento se agregará a la vista Mi Día. 

Esta lista de tareas pendientes proviene de varias fuentes.  Por ejemplo, si marcas un correo electrónico en MS Outlook, el correo electrónico aparece en MS To Do.  Si se le han asignado tareas desde MS Planner, esas tareas aparecerán en MS To Do con fechas de vencimiento.  Si marcó elementos para seguimiento en una Nota de Reunión de OneNote, esos elementos aparecen en MS To Do.  

Dado que Microsoft To Do busca en el paquete de Microsoft Office 365 para encontrar elementos de acción pendientes, usted es libre de utilizar la herramienta más adecuada en función de lo que esté haciendo cuando se entere de las tareas.  Entonces, cuando es el momento de completar esas tareas, todas pueden ser encontradas en un solo lugar – Microsoft To Do. 

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365. 

Seguimiento de las tareas del proyecto con MS Planner

Coordinar y colaborar en proyectos

Hasta ahora, hemos hecho uso de la aplicación Microsoft To Do para proporcionarnos una simple lista de tareas diarias. ¿Qué hay de los escenarios más complejos, como cuando dependes de que otros terminen sus tareas asignadas antes de que tú puedas empezar las tuyas? Si tienes verdadero dominio de MS Project, puedes recurrir a él. Sin embargo, para la mayoría de nosotros MS Project es simplemente demasiado complejo. Además, no viene con el Microsoft Office 365 estándar.

Te recomiendo que eches un vistazo a Microsoft Planner, que viene con la mayoría de las suscripciones empresariales de Office 365 y forma parte de las aplicaciones estándar que se encuentran en Microsoft Teams. Planner permite generar un conjunto de tareas, típicamente relacionadas con un solo proyecto o esfuerzo. Puede asignar estas tareas a los miembros del equipo y luego hacer un seguimiento del progreso. Microsoft Planner te da mayor visibilidad y colaboración que MS To Do, sin los significativos gastos generales que conlleva el uso de MS Project.

Microsoft Planner incluye paneles con depósitos por tareas, vistas de calendario y una colección de tablas de progreso. Las tareas que se le asignan pueden ser encontradas rápidamente a través de la vista incorporada Mis tareas

Agregar un plan a un equipo

  1. De Microsoft Teams, seleccione el equipo y el canal que se asociará al plan.
  2. En el encabezado del canal, haz clic en Agregar una pestaña +.
  3. En la ventana Agregar una pestaña, seleccione Planner.
  4. En la ventana del Planner, seleccione Crear un plan, e indique un nombre para el plan. (Nota: el nombre proporcionado también se utilizará en la pestaña del canal).
  5. Haga clic en Guardar.

Cómo abrir un plan existente de los Teams

  1. De Microsoft Teams, seleccione el equipo y el canal asociado al plan.
  2. En el encabezado Teams, haz clic en la pestaña del plan.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar los blocs de notas de Teams

Comparte tus ideas con tu equipo

Añadamos una nueva herramienta a nuestras herramientas de productividad: los equipos de Microsoft.  Se puede crear un bloc de notas OneNote para cada MS Teams.  Esto significa que cualquier idea o acción que hayas guardado en OneNote puede ser fácilmente compartida con tu equipo.  Sin embargo, desde el punto de vista de la usabilidad, la interfaz de los equipos con OneNote es un poco más limitada que la versión de escritorio de OneNote. (De hecho, hasta el momento de escribir este artículo, la versión para equipos de OneNote se ha limitado a “sólo lectura” debido a que todos los usuarios trabajan desde casa debido a un coronavirus).

Sin embargo, esta falta de funcionalidad no es un problema, porque se puede acceder al mismo bloc de notas usando la aplicación OneNote del escritorio. Por lo tanto, crear el bloc de notas desde los MS Teams, pero mantener y añadir al portátil desde la versión del escritorio.  Esto proporciona la funcionalidad completa mientras se sigue colaborando con otros miembros del equipo.

Nota al margen: En el pasado, he recomendado mantener un solo bloc de notas para todas sus notas.  He abandonado este enfoque debido a las presiones sobre el rendimiento.  Sin embargo, tengo un nuevo enfoque que compartiré en un próximo post.

Creación de cuadernos de equipo

  1. De Microsoft Teams, seleccione el equipo correspondiente.
  2. Dentro del equipo, elija uno de los canales, como General.
  3. En la parte superior de Teams, seleccione Agregar una pestaña (+).
  4. En la ventana de diálogo Agregar una pestaña, elija la aplicación OneNote.
  5. Expanda el bloc de notas de equipo predeterminado haciendo clic en el triángulo junto al nombre del bloc de notas.
  6. Haga clic en el signo más (+) para crear una nueva sección.
  7. Proporcione un nombre para la nueva sección (recomendación: use el nombre del canal).
  8. Si lo desea, deje la marca (check) en “Publicar en el canal sobre esta pestaña” para notificar a los miembros del equipo que el bloc de notas ya existe.
  9. Haga clic en “Guardar”

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Listas de verificación

Cuando se tiene que hacer bien

A menudo realizamos análisis de tareas para los clientes, identificando las tareas que se realizan con frecuencia, así como las tareas complejas o importantes.  Cuando identificamos tareas que cumplen estos criterios, normalmente recomendamos el uso de una lista de verificación para ayudar a asegurar el correcto desempeño.

Además de un desempeño consistente, una lista de verificación tiene el beneficio de incorporar mejoras en el desempeño.  Cualquier paso adicional, o modificación de un paso, puede incorporarse fácilmente al proceso editando la lista de verificación.  Cada vez que se hace el trabajo, se realiza por lo menos con la misma eficacia, si no más, que la última vez.

Además, las listas de verificación facilitan el intercambio de conocimientos.  En caso de que otra persona necesite realizar un trabajo, por ejemplo, cuando cambien sus responsabilidades o cuando necesite estar fuera de la oficina, el hecho de proporcionarle una copia de las listas de verificación aumenta la probabilidad de que el trabajo se siga realizando correctamente.

Lo primero que recomiendo es que crees dos grupos dentro de Microsoft To Do: un grupo llamado Listas de verificación, para todas las nuevas listas de verificación que vayas a crear. También recomiendo que creen un segundo grupo llamado Listas de verificación usadas. Microsoft no te permite simplemente “archivar” una lista de verificación después de su uso. Por lo tanto, si cada vez que usas una lista de verificación, sigues duplicando la “maestra”, el grupo de listas de verificación se llenará muy rápidamente.  Esto hará que sea difícil encontrar las listas de verificación maestras en el futuro. Por lo tanto, tienes dos opciones.  Puedes eliminar la lista de verificación una vez que esté completa; o bien, si creas un grupo de listas usadas, puedes poner allí las listas completas.  Prefiero lo último, ya que me gusta conservar la lista de verificación anterior para futuras referencias. Si algo sale mal, puedo volver atrás y confirmar que he realizado todos los pasos necesarios o considerar si necesito editar la lista para usarla en el futuro.

Con las carpetas creadas, ahora podemos crear nuestras nuevas listas. Consideremos un escenario en el que necesitamos crear un informe relativamente complejo sobre una base mensual.  Nuestra primera tarea implica obtener datos de todas las regiones, así que hacemos de cada región un paso en la tarea.  Después de que se carguen los nuevos datos, necesitamos refrescar las tablas pivotantes dentro del libro de trabajo.

Oh, sí, el mes pasado uno de los gerentes se dio cuenta de que los gráficos no reflejaban los datos mostrados en las tablas pivotantes.  Así que, añadamos un paso para verificar también que los gráficos son correctos.

Ahora que tenemos nuestra lista “maestra”, la añadimos al grupo de la lista de verificación.  Para abril, duplicamos la lista de verificación del informe y la movemos fuera de la carpeta del grupo.  Luego marcamos los pasos a medida que se realizan.  Una vez que la lista de verificación está hecha, tenemos la confianza de que los informes son exactos y completos. Ahora simplemente arrastramos la lista de verificación a Listas de verificación usadas para futuras referencias.

Otra lista de verificación podría ser revisar las presentaciones antes de una llamada de ventas. Algunas cosas que queremos revisar antes de ponernos delante del cliente: ortografía y gramática (¡siempre!); comprobación de hechos (¿son correctos los precios cotizados?); gráficos y marca de la empresa (no hay entradas de “su nombre aquí”).

El tercer ejemplo es la preparación de una reunión.  ¿Tiene la reunión una agenda?  ¿Tiene acceso a todos los materiales de apoyo pertinentes?  ¿Los asistentes han confirmado su asistencia?

De acuerdo con la estrategia GTD de David Allen, ahora usamos menos capacidad cerebral recordando todos los pasos necesarios y más en la calidad del trabajo.

En resumen:

Preparación para hacer el trabajo

Crear dos nuevos grupos:

  1. Listas de verificación
  2. Listas de verificación usadas

Crear listas de verificación

  1. Haga clic en Nueva lista.
  2. Nombra la lista de verificación.
  3. Opcional: Agregar un icono.
  4. Añadir tareas a la lista.
  5. Opcional: Añadir pasos a las tareas.
  6. Arrastre la lista al grupo Listas de verificación.

Usar una lista de verificación

  1. Haga una copia de la versión “maestra” de la lista de verificación.
  2. Cambie el nombre de la lista de verificación copiada.
  3. Mover la copia fuera de la carpeta de la lista de verificación.
  4. Marque las tareas a medida que las vaya completando.
  5. Después de completar todas las tareas de la lista:
    • Arrastre la lista al grupo de Listas de verificación utilizadas para su futura referencia.
    • O bien, elimine la lista de verificación por completo.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Usar recordatorios semanales

Mantenerse al día con las tareas menos frecuentes

Además de las rutinas diarias, probablemente tienes tareas que realizas regularmente, pero no todos los días.  Para mantenerte al tanto de ellas, añádelas a una lista junto con una frecuencia apropiada.

Para crear la lista, haz lo siguiente:

  1. Con MS To Do abierto, en el panel de la izquierda, haz clic en +Nueva Lista.
  2. Renombre la lista como corresponda (Otras recurrentes, Tareas semanales, Tareas mensuales, etc.), y opcionalmente añada un icono.
  3. Utilice la lista de nuevos elementos de la parte inferior para agregar las tareas que desea realizar regularmente.
  4. Haga clic en cada elemento para abrir el panel de edición de la derecha.
  5. Establezca una frecuencia de repetición.
  6. Establezca la primera fecha en la que debe realizarse la tarea.

Estas tareas aparecerán ahora en las tareas de Hoy (la bombilla en la esquina superior izquierda en la vista Mi Día/My Day), basadas en su fecha de vencimiento.

Un giro a este concepto: Recordemos que el perro de Pavlov demostró que la mejor manera de fomentar un comportamiento deseado es con un refuerzo irregular.  Podemos poner esto en práctica usando nuestros recordatorios semanales.  Sin embargo, en este caso cambiamos el día cada semana. 

Por ejemplo, considere que su compañía puede requerir que el personal cierre sus pantallas antes de dejar sus escritorios.  Para ayudar a mantener esto, puede realizar un recorrido semanal para verificar el cumplimiento.  Así, usted establece un recordatorio con una frecuencia de Semanal.  En este caso, después de completar el recorrido, cambie el día de la semana para el siguiente recorrido.  Lo más importante es que se asegure de informar los resultados de sus recorridos al equipo de manera positiva para fomentar el cumplimiento continuo.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Empieza “Mi día” con una rutina diaria

El segundo consejo lleva los “objetivos principales” un paso más allá. Además de los temas que cambian día a día, hay tareas que debes realizar al principio de cada día. Registrar estas tareas sirve al menos para dos propósitos.

Para empezar, te hace empezar el día de forma proactiva en vez de reactiva. Por ejemplo, tu primera tarea rutinaria puede ser revisar tu calendario, echar un vistazo a las reuniones que tengas ese día. De esta manera, no te sorprenderá cuando te recuerden en medio del almuerzo una reunión que hayas olvidado que comienza en quince minutos.

Una rutina también permite hacer todas esas pequeñas tareas del día desde el principio. Por ejemplo, puedes poner el teléfono en silencio al principio de la jornada laboral para no molestar a los demás. O, tal vez pongas el teléfono en silencio cuando estés en casa para evitar despertar a toda la casa cuando suene a las dos de la mañana. De cualquier manera, puedes añadir “comprobar el volumen del teléfono” como una tarea que haces a primera hora de la mañana.

Para crear su rutina diaria, haga lo siguiente:

  1. Con MS To Do abierto, en el panel de la izquierda, haz clic en +Nueva Lista (+New List).
  2. Cambie el nombre de la lista a Rutina diaria, y opcionalmente añada un icono.
  3. Utilice la lista de elementos nuevos que se encuentra en la parte inferior para agregar las tareas que desea realizar todos los días.
  4. Haz clic en cada elemento para abrir el panel de edición de la derecha.
  5. Establece una frecuencia de repetición. Para los elementos “diarios”, puedes elegir entre “Diario” o “Días de la semana”.

Para usar la lista, haga lo siguiente cada mañana:

  1. Seleccionar todos los elementos (Ctrl+A).
  2. Haz clic con el botón derecho del ratón y elige Añadir a mi día.
  3. Marque cada elemento a medida que trabaja en su rutina diaria.

A medida que uses este consejo con regularidad, es probable que empieces a encontrar muchos elementos que te ayuden a empezar el día con fuerza. Cuando eso suceda, simplemente añádelo a tu rutina diaria. Personalmente, he notado una gran diferencia en mi satisfacción diaria cuando empecé con mi rutina de trabajo. Los días en que tengo que combatir numerosos problemas desde el principio parecen eternos, y me hacen sentir que estoy descuidando las cosas “importantes pero no urgentes”.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.

Capturar las cosas importantes desde el principio

Usa MS To Do “Mi Dia” para capturar los objetivos más importantes de cada día.

La productividad puede comenzar antes de llegar a su lugar de trabajo. Mucha gente comienza a contemplar su día a los pocos minutos de que suene la alarma por la mañana. A menudo tenemos momentos de claridad antes de que nos envuelva la “niebla de la guerra”. No es raro que vea claramente lo que quiero lograr hoy antes de tomar mi primera taza de café, sólo para perder esa visión durante el camino al trabajo cada mañana.

El primer consejo es usar “Mi Dia” de Microsoft para capturar tu objetivo principal al comienzo de cada día. Esto es básicamente lo que Stephen Covey se refiere como una herramienta de gestión del tiempo de ““>Microsoft To Do para capturar esas acciones. Aunque estas tareas son probablemente “tácticas” (o no podrías terminarlas al final del día), deberían ser de naturaleza estratégica – tal vez un pequeño paso hacia un objetivo mucho más grande y a largo plazo que quieres lograr.

Al usar To Do, tu lista está disponible en tu escritorio, en tu tableta e incluso en tu teléfono. Así, mientras prepara su taza de café matutina, puede usar su teléfono para capturar fácilmente esas cosas que definitivamente va a hacer una vez que llegue a su oficina. Porque una vez que llegas a tu escritorio, no hay forma de saber qué problemas te distraerán de ser realmente efectivo hoy.

Esto es parte de una serie sobre la productividad usando Office 365.