Checklists

When it has to be done right

We often perform task analysis for clients – identifying those tasks performed frequently, as well as complex or important tasks.  When we identify task that meet these criteria, we typically recommend the use of a checklist to help ensure correct performance.

Besides consistent performance, a checklist has the benefit of capturing improvements to performance.  Any additional steps, or modifications to a step, can be easily incorporated into the process by editing the checklist.  Every time you do the job, you perform it at least as smart, if not smarter, than the last time.

As well, checklists make knowledge sharing easier.  Should someone else need to perform a job, such as when your responsibilities change or you need to be away from the office, providing them a copy of the checklists increases the likelihood that the job will still get done properly.

First thing, I recommend that you make two groups within Microsoft To Do: one group called Checklists, for all of your new checklists that you are going to create. I also recommend that you create a second group called Used Checklists. Microsoft does not allow you to just ‘archive’ a checklist after usage. So, if every time you use a checklist, you just keep duplicating the ‘master,’ your Checklist group will fill up pretty fast.  This will make it difficult to find the masters checklists in the future. Thus, you have two options.  You can delete the checklist once it is completed;  or, if you create a Used Checklist group, you can put the completed lists there.  I prefer the latter, as I like to keep past checklist for future reference. Should I something go wrong, I can go back and confirm I performed all the required steps or consider if I need to edit the list for future use.

With the folders created, now we can create our new lists. Let’s consider a scenario where we need to create a relatively complex report on a monthly basis.  Our first task involves getting data from all the regions, so we make each region a step in the task.  After the new data is loaded, we need to refresh the pivot tables within the workbook.

Oh, yes, last month one of the managers noticed that the graphs did not reflect the data shown in the pivot tables.  So, let’s add a step to also verify that the charts are correct.

Now that we have our ‘master’ list, we add it to the Checklist group.  For April, we duplicate the report checklist and move it outside the group folder.  We then check off the steps as they are performed.  Once the checklist is done, we have confidence the reports are accurate and complete. We now simply drag the checklist down to Used Checklists for future reference.

Another checklist could be reviewing presentations prior to a sales call. Some things we want to check before getting in front of the client: spelling and grammar (always!); fact check (are the quoted prices correct?); graphics and company branding (no ‘your name here’ entries).

The third example is prepping for a meeting.  Does the meeting actually have an agenda?  Do you have ready access to all of the relevant support materials?  Have the attendees confirmed?

As per David Allen’s GTD strategy, we now spend less brain power remembering all the necessary steps and more brain power on the quality of the work.

In brief:

To Do Setup

Create two new groups:

  1. Checklists
  2. Used Checklists

Create Checklists

  1. Click New List.
  2. Name the checklist.
  3. Optional: Add an icon.
  4. Add tasks to the list.
  5. Optional: Add steps to tasks.
  6. Drag the list to the Checklists group.

Use a Checklist

  1. Make a copy of the ‘master’ version of the checklist.
  2. Rename the copied checklist.
  3. Move the copy out of the Checklist folder.
  4. Mark off tasks as you complete them.
  5. After completing all tasks within the list, either:
    1. Drag the list to Used Checklists group for future reference.
    1. Or, delete the checklist completely.

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Listas de verificación

Cuando se tiene que hacer bien

A menudo realizamos análisis de tareas para los clientes, identificando las tareas que se realizan con frecuencia, así como las tareas complejas o importantes.  Cuando identificamos tareas que cumplen estos criterios, normalmente recomendamos el uso de una lista de verificación para ayudar a asegurar el correcto desempeño.

Además de un desempeño consistente, una lista de verificación tiene el beneficio de incorporar mejoras en el desempeño.  Cualquier paso adicional, o modificación de un paso, puede incorporarse fácilmente al proceso editando la lista de verificación.  Cada vez que se hace el trabajo, se realiza por lo menos con la misma eficacia, si no más, que la última vez.

Además, las listas de verificación facilitan el intercambio de conocimientos.  En caso de que otra persona necesite realizar un trabajo, por ejemplo, cuando cambien sus responsabilidades o cuando necesite estar fuera de la oficina, el hecho de proporcionarle una copia de las listas de verificación aumenta la probabilidad de que el trabajo se siga realizando correctamente.

Lo primero que recomiendo es que crees dos grupos dentro de Microsoft To Do: un grupo llamado Listas de verificación, para todas las nuevas listas de verificación que vayas a crear. También recomiendo que creen un segundo grupo llamado Listas de verificación usadas. Microsoft no te permite simplemente “archivar” una lista de verificación después de su uso. Por lo tanto, si cada vez que usas una lista de verificación, sigues duplicando la “maestra”, el grupo de listas de verificación se llenará muy rápidamente.  Esto hará que sea difícil encontrar las listas de verificación maestras en el futuro. Por lo tanto, tienes dos opciones.  Puedes eliminar la lista de verificación una vez que esté completa; o bien, si creas un grupo de listas usadas, puedes poner allí las listas completas.  Prefiero lo último, ya que me gusta conservar la lista de verificación anterior para futuras referencias. Si algo sale mal, puedo volver atrás y confirmar que he realizado todos los pasos necesarios o considerar si necesito editar la lista para usarla en el futuro.

Con las carpetas creadas, ahora podemos crear nuestras nuevas listas. Consideremos un escenario en el que necesitamos crear un informe relativamente complejo sobre una base mensual.  Nuestra primera tarea implica obtener datos de todas las regiones, así que hacemos de cada región un paso en la tarea.  Después de que se carguen los nuevos datos, necesitamos refrescar las tablas pivotantes dentro del libro de trabajo.

Oh, sí, el mes pasado uno de los gerentes se dio cuenta de que los gráficos no reflejaban los datos mostrados en las tablas pivotantes.  Así que, añadamos un paso para verificar también que los gráficos son correctos.

Ahora que tenemos nuestra lista “maestra”, la añadimos al grupo de la lista de verificación.  Para abril, duplicamos la lista de verificación del informe y la movemos fuera de la carpeta del grupo.  Luego marcamos los pasos a medida que se realizan.  Una vez que la lista de verificación está hecha, tenemos la confianza de que los informes son exactos y completos. Ahora simplemente arrastramos la lista de verificación a Listas de verificación usadas para futuras referencias.

Otra lista de verificación podría ser revisar las presentaciones antes de una llamada de ventas. Algunas cosas que queremos revisar antes de ponernos delante del cliente: ortografía y gramática (¡siempre!); comprobación de hechos (¿son correctos los precios cotizados?); gráficos y marca de la empresa (no hay entradas de “su nombre aquí”).

El tercer ejemplo es la preparación de una reunión.  ¿Tiene la reunión una agenda?  ¿Tiene acceso a todos los materiales de apoyo pertinentes?  ¿Los asistentes han confirmado su asistencia?

De acuerdo con la estrategia GTD de David Allen, ahora usamos menos capacidad cerebral recordando todos los pasos necesarios y más en la calidad del trabajo.

En resumen:

Preparación para hacer el trabajo

Crear dos nuevos grupos:

  1. Listas de verificación
  2. Listas de verificación usadas

Crear listas de verificación

  1. Haga clic en Nueva lista.
  2. Nombra la lista de verificación.
  3. Opcional: Agregar un icono.
  4. Añadir tareas a la lista.
  5. Opcional: Añadir pasos a las tareas.
  6. Arrastre la lista al grupo Listas de verificación.

Usar una lista de verificación

  1. Haga una copia de la versión “maestra” de la lista de verificación.
  2. Cambie el nombre de la lista de verificación copiada.
  3. Mover la copia fuera de la carpeta de la lista de verificación.
  4. Marque las tareas a medida que las vaya completando.
  5. Después de completar todas las tareas de la lista:
    • Arrastre la lista al grupo de Listas de verificación utilizadas para su futura referencia.
    • O bien, elimine la lista de verificación por completo.

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Usar recordatorios semanales

Mantenerse al día con las tareas menos frecuentes

Además de las rutinas diarias, probablemente tienes tareas que realizas regularmente, pero no todos los días.  Para mantenerte al tanto de ellas, añádelas a una lista junto con una frecuencia apropiada.

Para crear la lista, haz lo siguiente:

  1. Con MS To Do abierto, en el panel de la izquierda, haz clic en +Nueva Lista.
  2. Renombre la lista como corresponda (Otras recurrentes, Tareas semanales, Tareas mensuales, etc.), y opcionalmente añada un icono.
  3. Utilice la lista de nuevos elementos de la parte inferior para agregar las tareas que desea realizar regularmente.
  4. Haga clic en cada elemento para abrir el panel de edición de la derecha.
  5. Establezca una frecuencia de repetición.
  6. Establezca la primera fecha en la que debe realizarse la tarea.

Estas tareas aparecerán ahora en las tareas de Hoy (la bombilla en la esquina superior izquierda en la vista Mi Día/My Day), basadas en su fecha de vencimiento.

Un giro a este concepto: Recordemos que el perro de Pavlov demostró que la mejor manera de fomentar un comportamiento deseado es con un refuerzo irregular.  Podemos poner esto en práctica usando nuestros recordatorios semanales.  Sin embargo, en este caso cambiamos el día cada semana. 

Por ejemplo, considere que su compañía puede requerir que el personal cierre sus pantallas antes de dejar sus escritorios.  Para ayudar a mantener esto, puede realizar un recorrido semanal para verificar el cumplimiento.  Así, usted establece un recordatorio con una frecuencia de Semanal.  En este caso, después de completar el recorrido, cambie el día de la semana para el siguiente recorrido.  Lo más importante es que se asegure de informar los resultados de sus recorridos al equipo de manera positiva para fomentar el cumplimiento continuo.

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Get a Routine

Create a ‘Daily Routine’ to start each day off right

The second tip takes the ‘top goals’ one step further. Besides the issues that change from day-to-day, there are tasks that you need to perform at the beginning of every day.  Capturing these tasks serves at least two purposes.

For one thing, it has you start your day off proactively rather than reactively.  As an example, your first routine task may be to review your calendar – take a look at any meetings you have for the day.  This way, you will not be surprised when you get a reminder in the middle of lunch for a meeting your forgot about that starts in fifteen minutes.

A routine also allows you do get all of those little tasks of the day out of the way right from the start.  For instance, you may put your phone on silent at the beginning of the workday to keep from disturbing others.  Or, maybe you put your phone on silent when home to keep from waking the whole house up when it rings at two in the morning.  Either way, you can add ‘check phone volume’ as a task you do first thing every morning.

To create your Daily Routine, perform the following:

  1. With MS To Do open, in the left-side pane, click on +New List.
  2. Rename the list to Daily Routine, and optionally add an icon.
  3. Use the new item list at the bottom to add the tasks you want to perform every day.
  4. Click on each item to open the edit pane on the right.
  5. Set a Repeat frequency.  For ‘daily’ items, you can choose either ‘Daily’ or ‘Weekdays’.

To use the list, perform the following each morning:

  1. Select all items.
  2. Right-click and choose Add to My Day.
  3. Check each item off as you work through your daily routine.

As you use this tip regularly, you will likely start finding a lot of items that will help get your day off to a strong start.  When that happens, simply add it to your daily routine.  Personally, I have noticed a big difference in my satisfaction with the day when I was able to start off with my routine.  Those days that I come in fighting fires right off the bat feel like they go on forever all the while making me feel like I am neglecting the ‘important but not urgent’ items.

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Empieza “Mi día” con una rutina diaria…

El segundo consejo lleva los “objetivos principales” un paso más allá. Además de los temas que cambian día a día, hay tareas que debes realizar al principio de cada día. Registrar estas tareas sirve al menos para dos propósitos.

Para empezar, te hace empezar el día de forma proactiva en vez de reactiva. Por ejemplo, tu primera tarea rutinaria puede ser revisar tu calendario, echar un vistazo a las reuniones que tengas ese día. De esta manera, no te sorprenderá cuando te recuerden en medio del almuerzo una reunión que hayas olvidado que comienza en quince minutos.

Una rutina también permite hacer todas esas pequeñas tareas del día desde el principio. Por ejemplo, puedes poner el teléfono en silencio al principio de la jornada laboral para no molestar a los demás. O, tal vez pongas el teléfono en silencio cuando estés en casa para evitar despertar a toda la casa cuando suene a las dos de la mañana. De cualquier manera, puedes añadir “comprobar el volumen del teléfono” como una tarea que haces a primera hora de la mañana.

Para crear su rutina diaria, haga lo siguiente:

  1. Con MS To Do abierto, en el panel de la izquierda, haz clic en +Nueva Lista (+New List).
  2. Cambie el nombre de la lista a Rutina diaria, y opcionalmente añada un icono.
  3. Utilice la lista de elementos nuevos que se encuentra en la parte inferior para agregar las tareas que desea realizar todos los días.
  4. Haz clic en cada elemento para abrir el panel de edición de la derecha.
  5. Establece una frecuencia de repetición. Para los elementos “diarios”, puedes elegir entre “Diario” o “Días de la semana”.

Para usar la lista, haga lo siguiente cada mañana:

  1. Seleccionar todos los elementos (Ctrl+A).
  2. Haz clic con el botón derecho del ratón y elige Añadir a mi día.
  3. Marque cada elemento a medida que trabaja en su rutina diaria.

A medida que uses este consejo con regularidad, es probable que empieces a encontrar muchos elementos que te ayuden a empezar el día con fuerza. Cuando eso suceda, simplemente añádelo a tu rutina diaria. Personalmente, he notado una gran diferencia en mi satisfacción diaria cuando empecé con mi rutina de trabajo. Los días en que tengo que combatir numerosos problemas desde el principio parecen eternos, y me hacen sentir que estoy descuidando las cosas “importantes pero no urgentes”.

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Capture the important stuff right from the start

Use MS To Do “My Day” to capture top goals for every day.

Productivity can start before you arrive at your work space. Many people begin contemplating their day within a few minutes of the alarm going off in the morning. We often have moments of clarity before we get engulfed in the ‘fog of war.’ It is not uncommon for me to see clearly what it is I want to accomplish today before I get my first cup of coffee, only to lose that vision during the morning commute.

The first tip is to use Microsoft ‘My Day’ to capture your top goal at the start of every day.  This is basically what Stephen Covey refers to as a ‘first generation’ time management tool.  All we are doing at this stage is writing down one to three things you are going to accomplish by the end of the day, using the Microsoft To Do application to capture those actions.  Although these tasks are probably ‘tactical’ (or else you could not finish them by the end of the day), they should be strategic in nature – maybe a small step towards a much larger, long-term goal you want to accomplish.

By using To Do, your list is available to you at your desk, your tablet and even your phone. So, while making your morning cup of coffee, you can use your phone to easily capture those things you are definitely going to do once you get to your office.  Because once you actually arrive at your desk, there is no telling what fires are going to distract you from being truly effective today.

This is part of a series on productivity using Office 365.

To Do Just not Done Yet

Last year, Microsoft released To-Do which was derived from Wunderlist.  The promise was all to-do’s in one place, a focus on today’s activities and integration with Office 365.  I looked at it as a possible bridge for OneNote Windows 10 while that version of OneNote awaits tag search.  What I found was much to-do about nothing.

Pros

  • To-Do offers a quick snapshot of the Tasks residing in Outlook.
  • Since the Tasks actually exist in Outlook, additional functionality can be found in Outlook (e.g., sorting and filtering).
  • My Day does allow the user to focus on just what you have chosen for today.

Cons

  • No reporting on the past dates.  For example, if you want to review last week’s tasks for completing your time sheet, you can’t do that in To-Do (but you can do that in Outlook).
  • Although it can sort, the sorts available just are not that useful (but again, you can do it in Outlook).
  • To-Do task notes cannot include links, such as to your work notes, or a relevant web site (wait for it – Outlook!).

Essentially, if you use To-Do, you end up spreading activity management across three applications:

  • Focused activity list: To-Do
  • Notes on activities: OneNote
  • Review completed activities: Outlook

Right now, I can do all three in Outlook. But for other reasons, I prefer to keep everything in OneNote:

  • Focused activity list: OneNote
  • Notes on activities: OneNote
  • Review completed activities: OneNote

So, To-Do offered no functionality or features that were not already available in OneNote.  Using To-Do means opening another window and scattering information across multiple applications.  This seems to go against the rule of Keeping It Stupidly Simple.